Rezultatele întâlnirilor necesită înregistrare documentară sub formă de procese-verbale. La elaborarea acestui document, este important să reflectăm punctul principal al discuției, prezentând întreaga discuție cât mai succint posibil.
Procesele-verbale sunt întocmite după ședință de către secretarul ședinței, care trebuie fie să noteze în timpul discuției, fie să țină o evidență dictafonică. A doua opțiune este cea mai optimă pentru rezolvarea posibilelor litigii.
Din punct de vedere vizual, documentul constă din următoarele părți:
- Informații generale;
- ordinea de zi a ședinței;
- discuții și decizii luate.
Informații generale
Acest bloc de informații include titlul, locația (orașul, data, ora întâlnirii), o listă a persoanelor prezente. Titlul întâlnirii este titlul. De exemplu, o întâlnire a grupului de lucru pe probleme de personal. Blocul de dată și oră indică informații despre ședința ținută direct și nu despre data semnării protocolului.
Dacă ședința este organizată de o structură permanentă (comisie, grup de lucru etc.), atunci informațiile generale indică numele complet al președintelui permanent și al secretarului reuniunii.
La întocmirea listei celor prezenți, trebuie să fie indicate numele funcțiilor și locurilor de muncă ale invitaților. Acest bloc de informații începe cu cuvântul „Prezent”. În cazul în care ședința prevede un vot, atunci cei prezenți în procesul-verbal sunt împărțiți în două grupuri - cu drept de vot și fără dreptul de a participa la vot.
Agenda întâlnirii
Ordinea de zi a ședinței se formează înainte de ședință. Cu toate acestea, există excepții, de exemplu - pentru întâlniri urgente. Acest bloc listează problemele întâlnirii fără a specifica vorbitorii și termenul limită pentru rapoarte. Chiar dacă ședința este convocată pentru a discuta o problemă, aceasta nu este inclusă în titlul documentului, ci este întocmită sub forma unei agende.
În funcție de limita de timp pentru discurs, ordinea de zi prezentată poate fi aprobată automat sau supusă la vot de către președinte. În acest caz, discuția începe cu problema aprobării ordinii de zi a ședinței. Dacă nu există obiecții, atunci în procesul-verbal o astfel de decizie este formalizată după cum urmează: „S-a supus votului problema acordului ordinii de zi”. Următoarele sunt rezultatele votului sub forma: "Votat: pentru - (numărul de voturi), împotrivă - nu, abținându-se - nu."
Discuție și luarea deciziilor
Cel mai mare bloc de întrebări este rezervat pentru a reflecta cursul discuției. Fiecare problemă de pe ordinea de zi este plasată într-un bloc separat, începând cu formularea de pe ordinea de zi. Acesta este urmat de cursul raportului, care este întocmit în următoarea formă: „Ascultat: (numele complet al vorbitorului)”. Transcriptorii cu experiență recomandă să nu transcrie discursurile, ci să lase sensul general, care poate fi exprimat în mai multe propoziții. Dacă este important să se păstreze sensul majorității raportului, atunci puteți cita tezele discursului sau extrase din prezentarea din anexa la protocol, făcând o referire la acesta în textul documentului.
Același lucru este valabil și pentru reflectarea cursului discuției. Dacă mai mulți vorbitori aderă la același punct de vedere, atunci discursurile lor pot fi formalizate în următoarea formă: „Vorbitori (nume complete ale vorbitorilor) care au susținut opinia vorbitorului”.
Ca urmare a fiecărei întrebări, trebuie formulată o soluție. Ar trebui să fie pregătit în prealabil în proiectul de decizii sau formulat de participanții la ședință în timpul discuției. Deciziile se iau sub formă de formulări specifice, care trebuie prezentate fără ambiguitate și cu precizie. Deciziile privind discursurile pur informative pot fi luate în considerare de către participanții la întâlnire.
Dacă ședința prevede un vot, procesul-verbal după fiecare număr ar trebui să conțină rezultatele sale: „Decizia a fost luată în unanimitate”, „Decizia a fost luată cu votul majorității”, „Decizia nu a fost luată”. în cazurile în care problemele sunt eliminate din discuție, amânate pentru o altă întâlnire sau nu sunt luate în considerare din cauza absenței unui vorbitor.
La sfârșit, procesul-verbal este semnat de președinte și secretar și, dacă este necesar, certificat de sigiliul organizației care a convocat ședința.
