Programarea și organizarea programului de lucru este o componentă importantă a muncii eficiente în orice poziție. În cazul poziției manageriale, importanța planificării preliminare crește și mai mult, prin urmare este necesar să abordăm cu mare atenție această problemă.
Instrucțiuni
Pasul 1
Managerul își poate planifica el însuși timpul sau poate delega complet sau parțial această funcție secretarului-asistent. În orice caz, nu se poate face fără interacțiunea cu secretarul, deoarece el este cel care pregătește și organizează întâlniri, materiale pentru întâlniri și primește apeluri primite. Mai mult, secretarul păstrează de obicei în cap toate planurile managerului pe care îl cunoaște și încearcă să le distribuie în funcție de programul de lucru, prin urmare este foarte important să îl anunți pe secretar cu privire la modificările planurilor sale.
Pasul 2
Dar nu trebuie să vă bazați exclusiv pe secretar, este important să învățați cum să vă alocați timpul în așa fel încât să aveți timp pentru a face tot ce este planificat. O modalitate bună de a face acest lucru este să analizați fiecare oră care a trecut și să aflați exact ce s-a făcut și cât a durat. De asemenea, este necesar să evidențiați singuri principalele sarcini globale ca lider și să vă dedicați cea mai mare parte a timpului de lucru soluției lor. În orice caz, cele mai importante sarcini ar trebui rezolvate în primul rând, deoarece se știe că 80% din sarcinile curente sunt rezolvate în primii 20% din ziua lucrătoare, iar restul timpului este petrecut doar cu 20% A muncii.
Pasul 3
Nu lăsați evenimentele întâmplătoare să vă traverseze programul. Este mai bine să puneți ceva timp pe ele în avans în planuri, acest lucru vă va permite să aveți mai multe șanse să aveți timp pentru a finaliza sarcinile principale. Atunci când planificați întâlniri, evenimente, întâlniri, conferințe, procedați din timpul real pe care îl vor necesita, luând în considerare pregătirea, cunoașterea preliminară a materialelor, discuții spontane și întrebări. Încercați să distribuiți astfel de evenimente în timp, astfel încât începutul următoarei ședințe să nu se odihnească față de sfârșitul celei anterioare, deoarece în acest caz veți fi adesea forțați să întârziați sau să sfărâmați finalul.
Pasul 4
Atribuțiile secretarului includ deseori planificarea preliminară pentru zi și săptămână, luând în considerare apelurile primite, ofertele, invitațiile. Este recomandabil la sfârșitul zilei de lucru să discutați cu secretarul despre ideea lui despre programul dvs., făcând ajustări la acesta. Este chiar mai bine să faceți acest lucru după-amiaza, astfel încât secretarul să aibă posibilitatea de a face modificări, să facă apeluri cu propunerea de a amâna acest eveniment sau altul. Contactul constant cu secretara ar trebui să devină o obișnuință, deoarece programul său depinde direct de al tău și multe evenimente necesită pregătire preliminară din partea lui.
Pasul 5
Analizați zilele de lucru trecute în termeni de alocare eficientă a timpului dvs. Poate veți vedea soluții care vă vor permite să faceți mai multe, de exemplu, să țineți mai multe întâlniri în aceeași zonă sau să combinați unele evenimente. Faceți notițe despre evenimentele trecute și planificate în jurnalul dvs.
