Pregătirea rapoartelor publice nefinanciare este o tendință relativ nouă în afacerile rusești orientate social. Raportul public al companiei are puțin de-a face cu sistemul intern de raportare și este fundamental diferit de analiza contabilă, prin urmare procesul de pregătire a documentului are propriile sale caracteristici esențiale.
Transparența informațiilor comerciale
Rapoartele publice au venit în afacerile interne din Vest, unde timp de decenii au fost folosite ca mecanism pentru a crea transparența informațiilor în activitățile organizațiilor. În Statele Unite și Europa, de regulă, toate companiile mari publică anual rapoarte de dezvoltare durabilă, în care furnizează informații despre componenta socială a activității lor și măsurile de protecție a mediului.
Cel mai adesea, astfel de rapoarte sunt pregătite de întreprinderi non-miniere, industriale și producătoare dintr-un segment de piață mare. În documente, aceștia, împreună cu volumele anuale de producție, notează ce beneficii au adus societății. Astfel, rapoartele publice constau în principal din rezultatele activităților caritabile ale organizației, respectarea legislației de mediu, participarea la dezvoltarea societății civile și sprijin pentru inițiativele sociale.
Tendința ultimilor ani indică o creștere a interesului întreprinderilor mijlocii și chiar mici pentru pregătirea rapoartelor publice, ceea ce indică utilitatea acestui mecanism pentru atingerea obiectivelor corporative. Participanții mici de pe piață au înțeles că informațiile privind sponsorizarea cluburilor sportive și patronajul unei școli de artă, chiar și cu costuri financiare reduse, trebuie să devină cu siguranță publice.
Destinatarii principali ai rapoartelor publice sunt:
- o gamă largă de public - consumatori de servicii și bunuri, populația din regiunea în care își desfășoară activitatea compania;
- parteneri de afaceri - fondatori de companii, membri ai consiliului, reprezentanți ai serviciilor pentru clienți, contractori și chiar organizații concurente;
- mass media;
- angajații companiei.
Un raport public este un document adaptat pentru o gamă largă de părți interesate, care afectează stilul de scriere, designul grafic și alegerea informațiilor pentru depunere.
Alegerea informațiilor
Colectarea informațiilor pentru raportarea publică este continuă. Cea mai bună opțiune este de a aloca o unitate separată de personal pentru realizarea acestei lucrări. Sarcinile unui angajat, în acest caz, ar trebui să includă colectarea sistematică a informațiilor de la toate diviziile structurale ale întreprinderii în conformitate cu criterii verificate.
Astfel de blocuri de informații ar trebui să includă toate informațiile cu privire la implementarea proiectelor sociale, și anume: întâlniri cu oficiali guvernamentali, consumatori, lucrări la apelurile cetățenilor, evenimente caritabile etc.
După cum se menționează adesea în materialele metodologice pentru pregătirea rapoartelor, procesul de colectare a informațiilor împinge însuși companiile la nevoia de a spori sprijinul caritabil, de a crea noi proiecte sociale, de a anunța subvenții etc.
Întreprinderile mari, de regulă, nu inventează propriile „rețete” pentru pregătirea rapoartelor publice, ci folosesc GOST ISO 26000 „Liniile directoare pentru responsabilitatea socială”, care grupează toate obiectivele fundamentale ale creării documentelor publice.
Trimiterea de informații
Un criteriu important pentru un raport public de înaltă calitate este disponibilitatea percepției pentru o gamă largă de oameni. Astfel de documente ar trebui să fie ușor de înțeles de către orice persoană interesată, să servească drept sursă fiabilă de informații și să nu necesite cereri suplimentare către companie pentru clarificări.
Adesea, rapoartele publice au un număr mare de grafice, diagrame și tabele, ceea ce simplifică prezentarea informațiilor. Fotografiile sunt, de asemenea, o parte importantă a unui raport public de calitate.
Practica arată că aspectul unui raport public ar trebui să graviteze mai degrabă spre o broșură decât spre o prezentare documentară. Cel mai adesea, un raport public are un format orizontal.
Structura documentului include o pagină de titlu, conținut, o introducere, care poate fi înlocuită cu un discurs de bun venit al șefului organizației, partea principală, o concluzie și un dicționar terminologic. De asemenea, indexul alfabetic va facilita navigarea în document, dar din motive de lungime, acesta poate fi omis.
Distribuirea raportului public
Raportul public tipărit este destinat trimiterii către destinatarii cheie - fondatori, precum și partenerii de afaceri. În formă electronică, raportul public este postat pe site-ul oficial și trimis reprezentanților mass-media.
Pentru a informa angajații organizației, o versiune electronică a raportului public este trimisă diviziilor organizației.
