Contabilitatea decontărilor cu creditorii și debitorii este unul dintre domeniile cheie în activitatea serviciului contabil al oricărei organizații. Actul de reconciliere a decontărilor reciproce este un document contabil principal utilizat de contrapărți pentru a controla îndeplinirea obligațiilor reciproce. Acesta este compilat sub forma unui registru care conține toate operațiunile pentru expedierea mărfurilor, furnizarea de muncă și servicii și plata acestora pentru o anumită perioadă de timp.
Forma actului nu este fixată la nivel legislativ, prin urmare, fiecare întreprindere, sub rezerva tuturor cerințelor pentru pregătirea documentelor primare, are dreptul de a-și dezvolta propria versiune a actului. Un document întocmit de una dintre părțile la acord în duplicat și semnat de o persoană autorizată este trimis contrapartidei, care, în caz de acord cu corectitudinea decontărilor reciproce, îl confirmă cu o semnătură și trimite o copie înapoi.
În cazul în care există discrepanțe, contrapartea are dreptul de a semna un act, indicând inexactități în contabilitate, sau de a atașa propriul registru al decontărilor la document. Refuzul de a semna actul înseamnă că debitorul nu recunoaște existența obligațiilor față de contrapartidă.
Se recomandă insistent să părăsiți raportul de reconciliere în cazurile în care părțile cooperează permanent și intenționează să reînnoiască acordurile existente în viitor și să încheie acorduri suplimentare pentru acestea. Acest document este necesar și în situațiile în care costul unui produs, lucrare sau serviciu este ridicat, iar vânzătorul oferă o plată amânată.
Dacă părțile la acord au obligații reciproce, atunci când au elaborat un act de reconciliere pentru a le confirma, le pot compensa. În plus, prezența unui registru al obligațiilor reciproce la îndemână va economisi timp în căutarea documentelor primare dacă este nevoie de clarificarea decontărilor între contrapartide. Declarațiile de reconciliere semnate de părți sunt, de asemenea, o confirmare a soldurilor conturilor de primit și de plătit la sfârșitul perioadei de raportare și la începutul perioadei următoare la pregătirea situațiilor financiare.
În ciuda faptului că raportul de reconciliere nu poate fi folosit în instanță ca dovadă a unei tranzacții și a existenței unei datorii în temeiul acestuia, acesta poate fi utilizat pentru a extinde termenul de prescripție și pentru a crește șansele de încasare a creanțelor. Având în mână un act de reconciliere semnat, ceea ce înseamnă, de fapt, că contrapartea își recunoaște datoria, creditorul mărește perioada în care poate da în judecată debitorul pentru plata fondurilor. În acest caz, este foarte important să verificați dacă autoritatea persoanei a cărei semnătură este pe document este validă.
