Pe parcursul activităților sale de producție, orice întreprindere creează multe documente care trebuie stocate pentru unii și uneori destul de mult timp. Pentru aceasta este necesară organizarea arhivei.
Instrucțiuni
Pasul 1
Creați condițiile necesare pentru stocarea documentelor în arhivă. În primul rând, camera trebuie protejată de influența directă a soarelui, nivelul de umiditate a aerului nu trebuie să depășească nivelul admis, iar accesul la persoane neautorizate trebuie, de asemenea, închis.
Pasul 2
Vă rugăm să rețineți că, în conformitate cu cerințele pentru spațiile arhivei, amplasarea acesteia nu este permisă în clădiri din lemn, clădiri dărăpănate, clădiri cu fundații umede, mansarde sau subsoluri. În același timp, spațiile destinate stocării diverselor documente de arhivă în clădirea adaptată ar trebui să fie izolate de restul spațiilor care se află în această clădire. De asemenea, nu este permisă amplasarea arhivei în incinta clădirii, care sunt ocupate de servicii de alimentație publică, organizații care depozitează substanțe chimice sau de incendiu, depozite alimentare.
Pasul 3
Localizați arhiva organizației într-o clădire adaptată sau special construită pentru a stoca înregistrări. Camera trebuie îndepărtată de obiecte periculoase în conformitate cu siguranța la incendiu. Acestea includ, de exemplu, parcări, benzinării, garaje. De asemenea, nu ar trebui să existe obiecte care să polueze aerul în apropierea incintei arhivei întreprinderii.
Pasul 4
Atunci când alegeți o cameră adecvată pentru organizarea unei arhive, luați în considerare faptul că sunt necesare mai multe camere separate pentru funcționarea normală a arhivei: stocarea arhivei; cameră pentru primirea documentelor; spații pentru utilizarea documentelor stocate; camera de lucru pentru angajații de arhivă.
Pasul 5
Îndepărtați depozitul de arhivă de la incinte de laborator, de uz casnic și industriale. În același timp, acordați atenție faptului că nu are conducte de ventilație comune cu ele și este separat de încăperile învecinate folosind pereți și plafoane rezistente la foc cu o limită de rezistență la foc de cel puțin două ore. De asemenea, în camera de arhivă, este exclusă așezarea conductelor de canalizare și de alimentare cu apă.
Pasul 6
Elaborați pentru organizarea stocării „Regulamente privind stocarea documentelor” și aprobați-l cu capul. În plus, prin ordinul șefului, ar trebui numită o persoană care va fi responsabilă pentru arhivă. De asemenea, se creează o comisie specială de experți, care va efectua periodic o examinare a documentelor pentru respectarea perioadelor de depozitare a acestora.
