Munca de birou organizată corect este una dintre componentele muncii de succes a oricărei întreprinderi (chiar și a unei mici). Într-adevăr, prima impresie a partenerilor de afaceri depinde de modul în care sunt întocmite principalele documente (comenzi, instrucțiuni, scrisori etc.). De asemenea, este important cât de repede trec fluxurile de documentare primită, de ieșire și internă.
Instrucțiuni
Pasul 1
Un anumit angajat ar trebui să fie responsabil pentru fluxul de lucru la întreprindere. Dacă întreprinderea nu este foarte mare, este secretar, secretar asistent. Dacă organizația include mai multe subdiviziuni (mai ales dacă au locații teritoriale diferite), este organizat un serviciu de instituție de învățământ preșcolar (susținerea documentării managementului).
Ei sunt cei care dezvoltă instrucțiunile companiei pentru munca de birou, o revizuiesc și fac modificări. Când pregătiți documentul, puteți lua ca bază „Regulile muncii de birou în organele executive federale”.
Pasul 2
Aceasta este o etapă importantă, crucială, deoarece după aprobarea instrucțiunilor pentru munca de birou, documentele din întreprindere trebuie să corespundă unui anumit stil:
- localizarea detaliilor (longitudinale, unghiulare);
- font corporativ;
- format (dimensiunea hârtiei, liniuțe).
În plus față de exemplele de formulare ale întreprinderii, instrucțiunile ar trebui să reflecte probleme precum organizarea înregistrării documentelor de intrare / ieșire; organizarea controlului asupra executării documentelor și deciziilor luate; pregătirea și transferul documentelor în arhivă etc.
Pasul 3
Formarea dosarelor în care sunt depuse documentele unui anumit subiect ar trebui efectuată în conformitate cu nomenclatura cazurilor. Acesta este elaborat de persoana responsabilă cu păstrarea evidenței, pe baza „Listei documentelor standard de management generate în activitățile organizației, indicând timpul de stocare”.
Pasul 4
Datorită faptului că activitatea de dezvoltare a nomenclaturii cazurilor este voluminoasă, necesită cunoștințe extinse, este mai corect să organizăm lucrările asupra acesteia cu implicarea reprezentanților serviciilor și departamentelor individuale. Ele întocmesc liste de cazuri (care indică și perioadele de depozitare), care se formează în serviciu sau departament, iar instituția de învățământ preșcolar face o nomenclatură sumară a cazurilor pentru întreprindere.
Pasul 5
Pentru a facilita lucrul cu documente, un număr din ce în ce mai mare de întreprinderi utilizează un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS). Este posibil să alegeți un EDMS care funcționează eficient pentru orice întreprindere (cu numărul de angajați 7 sau 2000). Cele mai eficiente din punct de vedere al raportului preț / calitate în prezent sunt sisteme precum „Delo”, „EVFRAT-Document Management”.
Dar chiar dacă întreprinderea dvs. nu este încă capabilă să cumpere un EDMS, programele standard Microsoft Office vor fi salvate. Folosind mijloacele obișnuite Word, Excel, PowerPoint, este foarte posibil să organizați proiectarea documentelor în conformitate cu cerințele identității corporative, să creați un flux de documente electronice.
