Păstrarea documentației speciale este o parte integrantă a departamentului de personal al unei întreprinderi. În același timp, un fișier personal este obligatoriu pentru fiecare angajat. În viitor, fișierele personale sunt arhivate în foldere speciale.
Necesar
- - documente personale ale angajatului;
- - lista documentelor;
- - un folder pentru un fișier personal.
Instrucțiuni
Pasul 1
Începeți să înregistrați un fișier personal pentru un angajat imediat după ce ați fost angajat. Nu există un formular unificat pentru depunerea unui caz, deci îl puteți dezvolta singur. Creați copii ale pașaportului angajatului, certificatului de asigurare pentru pensionare, certificatului TIN și altor documente personale, dacă este necesar, cum ar fi un certificat medical și permisul de conducere.
Pasul 2
Proiectează o copertă pentru fișierul tău personal. Indicați numele organizației dvs. în conformitate cu documentele constitutive, puneți numărul de serie al cazului și data pregătirii acestuia. De asemenea, puteți scrie durata contractului de muncă cu angajatul. Lăsați spațiu pentru note despre concediere, transfer etc. În centrul copertei, plasați complet numele de familie, prenumele și patronimicul angajatului, funcția acestuia.
Pasul 3
Prima pagină a fișierului personal ar trebui să conțină un inventar al documentelor disponibile ale angajatului. Cel mai bine este să compilați inventarul în formă electronică. Asigurați-vă că includeți numele angajatului autorizat și data inventarului. Informațiile despre documentele disponibile pot fi plasate sub forma unui tabel, notând numărul fiecăruia dintre ele și făcând notele necesare. În partea de jos a inventarului ar trebui să existe semnăturile compilatorului și ale angajatului pentru care este compilat fișierul personal. Atașați copii ale documentelor existente după listă. Urmează toate lucrările legate de fluxul de lucru, de exemplu, un ordin de vacanță, acorduri privind modificările contractului de muncă etc.
Pasul 4
Înregistrați fișierul personal în dosarul de arhivă. Aceste documente ar trebui să fie păstrate de un specialist de personal sau de un director al companiei cu acces limitat la date. Angajații pot primi oricare dintre documentele dintr-un fișier personal de comun acord cu managerul și sub o chitanță personală. Când un angajat este concediat sau transferat, fișierul personal este transferat într-o arhivă specială despre foștii angajați ai companiei.
