Fiecare angajator aflat în procesul de activitate economică trebuie să păstreze diverse documente, inclusiv personal. Documentele angajaților sunt colectate împreună și capsate într-un dosar comun numit „Fișier personal”. Acest format de contabilitate a angajaților este opțional, dar este încurajat de diferite autorități.
Instrucțiuni
Pasul 1
Înregistrați un fișier personal pentru angajat imediat după emiterea ordinului de angajare. Nu există o formă uniformă pentru acest lucru, așa că proiectează-l singur. Faceți o copie a pașaportului angajatului, a certificatului TIN, a certificatului de pensionare de asigurare și a altor documente care sunt disponibile, de exemplu, un permis de conducere, certificat medical.
Pasul 2
Prima pagină ar trebui să conțină un inventar al tuturor documentelor care sunt disponibile în momentul angajării și care vor apărea în procesul de muncă, de exemplu, un ordin de vacanță, orice acorduri suplimentare la un contract de muncă.
Pasul 3
În inventarul intern, indicați numele documentelor, numerele acestora, data compilării și numărul foii din fișierul personal. Semn, numele compilatorului și data compilării. Pentru a simplifica furnizarea de informații, compilați un inventar într-o formă tabelară.
Pasul 4
După colectarea tuturor documentelor, aranjați-le în ordine cronologică, apoi numerotați-le începând cu inventarul (pagina # 1). Apoi, aranjați coperta fișierului dvs. personal. Asigurați-vă că indicați numele organizației în conformitate cu documentele constitutive, numărul de serie al fișierului personal, data compilării. Părăsiți câmpul sub indicația datei de expirare a contractului de muncă. De asemenea, după concediere, va trebui să indicați numărul de pagini din caz.
Pasul 5
Nu uitați să indicați titlul cazului - numele complet, prenumele și patronimicul angajatului. De asemenea, puteți scrie poziția angajatului angajat. După concediere, cazul este cusut și depus la arhivă.
Pasul 6
Fișierele personale sunt păstrate de un angajat obișnuit sau de o altă persoană care își îndeplinește sarcinile. Accesul la date este limitat. O dată pe an, angajații ar trebui să primească informații despre desfășurarea activității; este mai bine dacă, după familiarizare, semnează.
