Pentru a menține datele personale ale angajaților, unii angajatori folosesc așa-numitele fișiere personale. Conform articolului 85 din Codul muncii, lucrătorii din personal trebuie să primească, să stocheze și să combine informații despre fiecare angajat. Pentru aceasta, este recomandabil să utilizați astfel de fișiere personale. Care este ordinea înregistrării lor?
Instrucțiuni
Pasul 1
În primul rând, trebuie clarificat faptul că gestionarea fișierelor personale nu este un document obligatoriu pentru organizații, dar dacă decideți să îl utilizați, va trebui să vă ghidați după regulile de lucru de la birou.
Pasul 2
Atunci când un angajat este angajat, managerul emite o comandă (instrucțiune) în formularul nr. T-1. Pe baza acestui document, generați un card personal pentru un nou angajat (formularul nr. T-2).
Pasul 3
Pentru a completa acest formular, veți avea nevoie de următoarele documente: pașaport, carnet de muncă, certificat de înregistrare (TIN), certificat de asigurare, ID militar (dacă există), certificat sau diplomă și alte documente, de exemplu, pentru un șofer - un permis de conducere, pentru bucătari - carte medicală etc.
Pasul 4
Luați copii ale tuturor documentelor de mai sus și înregistrați-le într-un fișier personal în ordine cronologică. Această arhivă este stocată în departamentul de personal sau în departamentul de contabilitate, orice modificare este făcută numai de către persoane responsabile. Rețineți însă că registrul de lucru nu este inclus în fișierul personal, acesta trebuie depozitat separat într-un seif sau sub cheie. Persoanele responsabile pentru siguranța acestor documente sunt numite printr-un ordin separat.
Pasul 5
Enumerați toate documentele din inventar, faceți modificări în coloana specială „Atașamente”. De asemenea, conține numerele de serie ale documentelor, numărul de foi ale fiecăruia dintre ele și data primirii.
Pasul 6
Unele dintre documentele din dosarul personal sunt un chestionar, o autobiografie, explicații scrise și orice afirmații. Amintiți-vă că arhiva nu este transferată însuși angajatului și chiar dacă este necesar, angajatul poate privi fișierul personal numai în prezența responsabilului.
Pasul 7
După formarea cazului, completați pagina de copertă. Pentru a face acest lucru, în centrul din mijloc, scrieți numărul de serie al acestei arhive, numele organizației, poziția angajatului, precum și numele său complet.
