Cooperarea cu partenerii străini a devenit deja norma pentru întreprinderile rusești. Prin urmare, schimbul de delegații, care face parte din procesul de lucru, este, de asemenea, un eveniment destul de obișnuit. Dar dacă vă găzduiți partenerii străini sau ruși la întreprindere pentru prima dată, ar trebui să țineți cont de mai multe nuanțe, astfel încât acestea să nu interfereze cu stabilirea contactelor de afaceri și să strice impresia întâlnirii.
Instrucțiuni
Pasul 1
O invitație de întâlnire trebuie trimisă cât mai curând posibil, chiar dacă s-a ajuns la un acord preliminar. Acesta este un semn că apreciați foarte mult timpul partenerilor dvs. și le respectați ocupația.
Pasul 2
Când se primește confirmarea, specificați numărul membrilor delegației care sosesc. Este mai bine dacă vi se oferă o listă de invitați cu o indicație a poziției și direcții supravegheate. Selectați compoziția delegației dvs. în conformitate cu această listă, din punct de vedere al numărului, aceasta ar trebui să fie aproximativ aceeași cu delegația oaspeților. Discutați cu oaspeții ce limbă preferă să comunice și aveți grijă de un interpret, chiar dacă oaspeții vor veni cu propriul lor interpret.
Pasul 3
Aflați despre aria de responsabilitate și competență a fiecăruia dintre oaspeții dvs. Partenerii străini, de regulă, sunt foarte stricți în menținerea lanțului oficial de comandă, deci trebuie să aveți o idee clară despre problemele pe care acest sau acel oaspete este autorizat să le discute.
Pasul 4
Pregătiți și conveniți cu o listă de probleme pe care va trebui să le discutați. Adunați toate materialele și documentele de care ați putea avea nevoie. Decideți ce documente vor fi semnate ca urmare a negocierilor și discutați în ce mod vor fi efectuate: durata, pauzele.
Pasul 5
Alegeți o cameră confortabilă în funcție de numărul de persoane care participă la întâlnire. Fiecare dintre ei ar trebui să aibă un loc unde să se poată acomoda confortabil, deoarece între pauze va trebui să stați câteva ore. Asigurați-vă că în timpul ședinței sunt servite ceai, cafea, biscuiți, iar pahare și apă minerală sunt pe mese. Dacă nu se supără nimănui, nu uitați să puneți scrumierele.
Pasul 6
Solicitați invitaților dvs. consimțământul pentru înregistrarea audio a întâlnirii, aceasta nu poate fi făcută fără permisiune. Așezați oaspeții cu fața către ușa din față, această nuanță psihologică le va permite să nu se simtă stresați. Cereți să nu vă distrageți atenția cu apelurile telefonice externe în timpul negocierilor. Pregătiți jurnale și pixuri pentru oaspeți.
Pasul 7
Nu forțați oaspeții să vă caute când ajung la punctul de întâlnire. Cineva trebuie să-i întâlnească în holul clădirii și să-i însoțească în camera în care vor avea loc negocierile.
