Pentru un funcționar începător, proiectarea corespondenței primite poate fi un test de rezistență. Cu toate acestea, de îndată ce procesul este descompus în pași simpli și ușor de înțeles, acesta devine o parte discretă a zilei de lucru.
Instrucțiuni
Pasul 1
Toate documentele primite de organizație trebuie înregistrate în aceeași zi, indiferent de modul în care au ajuns acolo (prin e-mail, prin curier, prin fax etc.). E-mailurile trebuie tipărite, mesajele telefonice trebuie înregistrate.
Pasul 2
Coloana # 1 a jurnalului indică data primirii fiecărui document. Coloana # 2 - numărul său de înregistrare. Numărul este atribuit în ordinea primirii, fiecare an calendaristic începând cu unul. Apoi, fiecare document livrat este verificat: dacă a fost livrat corect, dacă pachetul este intact. Dacă nu este marcat „personal”, plicul sau punga este deschisă și conținutul este verificat. Dacă există un inventar, îl verifică. Dacă unele dintre documentele specificate lipsesc, trebuie să întocmiți un act adecvat și să puneți o notă în jurnalul corespondenței primite în secțiunea „Note”. Numărul de foi cu atașamente este indicat în coloana nr. 3.
Pasul 3
Tipul de corespondență este introdus în coloana nr. 4. Aceasta poate fi o cerere, un raport de reconciliere, o scrisoare, un certificat, o telegramă, o notificare etc. Următoarele două coloane indică expeditorul și numărul de ieșire al scrisorii.
Pasul 4
Un rezumat al transportului trebuie indicat în coloana nr. 7. De exemplu, „Cu privire la furnizarea unui certificat privind datoria AA Ivanov. bancă "sau" Cerere pentru recalcularea salariilor VV Sidorova ".
Pasul 5
Apoi corespondența este înmânată destinatarilor și, după primirea rezoluției, este introdusă în coloana nr. 8, indicând în următorii doi executanți și termenul pentru executarea documentului. Notele indică faptul că documentul a fost executat și unde a fost depus.
