Uneori, oamenii care folosesc scrisori pentru comunicarea de afaceri se întreabă dacă este posibil să influențeze decizia destinatarului în vreun fel. Unii oameni cred că acest lucru este imposibil; alții răspund afirmativ la întrebare. Cine are dreptate? Corespondența de afaceri este o treabă foarte delicată. După completarea scrisorii, trebuie să manifestați respect față de destinatar, să fiți corect și discret! Puteți influența o persoană prin hârtie, dar pentru aceasta trebuie să respectați câteva reguli.
Stabilirea contactului psihologic
Contactul psihologic în corespondența de afaceri este foarte important, deoarece în absența sa, cooperarea este aproape imposibilă. Asigurați-vă că vă adresați destinatarului folosind cuvântul „Dragă”. Nu abreviați niciodată cuvintele dintr-un antet. Adică, dacă nu cunoașteți bine persoana, puteți aplica după cum urmează „Stimate domn Petrov”, și nu „Uv. Domnul Petrov.
Dacă ați întâlnit anterior o persoană și ați vorbit despre unele subiecte care țin de munca dvs., asigurați-vă că utilizați acest fapt în introducere. Dacă nu sunteți familiarizați cu destinatarul, întrebați despre compania sa.
Un exemplu de introducere.
1. Dragă Petr Petrovici! La o întâlnire de afaceri care a avut loc în restaurantul Angara pe 12 octombrie anul curent, am discutat subiectul investiției întreprinderilor mici.
2. Stimate domn Petrov! Am aflat că compania dvs. este lider în regiunea Irkutsk în producția de ferăstraie cu bandă. Compania noastră se ocupă cu producția de gateri. Am dori să cooperăm cu dumneavoastră în viitor.
Dacă devii conștient că șeful organizației este foarte preocupat de reputația sa și caută parteneri, îi poți cere sfaturi. O astfel de persoană va fi de acord cu bucurie să vă ajute, deoarece puteți influența reputația companiei. Este foarte convenabil să colaborezi cu o astfel de organizație, deoarece managerul va încerca să îndeplinească toate condițiile contractului, pentru a nu obține recenzii negative.
Găsirea argumentelor și a faptelor
Pentru a convinge un client că aveți dreptate, trebuie să găsiți argumente. Sunt medii, puternici și puternici. Psihologii sfătuiesc să adere la următoarea secvență atunci când compun o scrisoare: puternic - mediu - cel mai puternic.
Cele puternice includ următoarele argumente:
- Prezentarea va conține cele mai recente evoluții în echipamente pentru producția de ferăstraie cu bandă.
- Prețul echipamentului oferit va fi cu 30% sub prețul pieței.
Faptele medii includ:
- Participanții la prezentare vor avea ocazia să vadă noul echipament în acțiune, precum și să primească sfaturi cu privire la funcționarea dispozitivelor.
- Garanția pentru echipamentul oferit va fi majorată cu 2 ani.
Cele puternice includ următoarele argumente:
- La sfârșitul prezentării, va avea loc o promoție, participanții la care vor putea primi o a doua complet gratuită la achiziționarea de echipamente.
Găsirea problemei destinatarului
Înainte de a propune ceva, încercați să găsiți un motiv care ar putea determina cititorul să vă folosească serviciile sau să cumpere un produs de la dvs. De exemplu, oferiți un serviciu de transport de marfă. Studiați cu atenție activitatea destinatarului, identificați nemulțumirea acestuia. Pentru a face acest lucru, puteți trimite un „spion”. De asemenea, puteți afla ce companie folosește. Apoi găsiți aspectele negative ale organizației care efectuează transportul. Încercați să identificați o problemă care poate apărea în timp ce lucrați cu o terță parte.
Dacă oferiți echipamente mai bune decât cele utilizate de destinatar, asigurați-vă că scrieți despre aceasta în scrisoare, referindu-vă la faptul că, cu dispozitivele dvs., volumul de producție va crește dramatic.
Formularea gândurilor
Încercați să vă formulați corect gândurile. De exemplu, psihologii sfătuiesc să nu folosească particula „nu” și „nici” în corespondența de afaceri.
Exemplu.
Expresie incorectă: pe 12 octombrie, nu v-ar face rău să vizitați expoziția noastră.
Expresie corectă: pe 12 octombrie ne vom bucura să vă vedem la expoziția noastră.
Proiectare scrisoare
Atitudinea destinatarului față de compania dvs. depinde de proiectarea corespondenței de ieșire. Corespondența de afaceri implică utilizarea antetului corporativ. Nu ar trebui să experimentați cu fontul și dimensiunea, este mai bine să optați pentru standarde, adică fontul Times New Roman și dimensiunea 12. Chiar dacă acestea sunt fleacuri, dar la nivel psihologic, are o mare influență asupra unei persoane!
