În orice organizație, chiar și una mică, sunt emise și stocate multe ordine și ordine diferite. Dacă toate sunt înregistrate și arhivate într-un singur lucru, mai devreme sau mai târziu va duce la confuzie. Și este puțin probabil ca reprezentanții organelor de inspecție să aprobe o astfel de evidență.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a împărți corect comenzile emise la întreprindere, trebuie să vă îndrumați după următoarele documente:
- aprobat de Rosarkhiv „Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizației, indicând timpul de stocare”;
- instrucțiuni pentru munca de birou (elaborate de organul de conducere).
Pe baza acestor documente, ar trebui elaborată o nomenclatură de cazuri la fiecare întreprindere. Pe baza acestuia, comenzile, instrucțiunile și alte documente sunt împărțite.
În funcție de mărimea întreprinderii și de structura acesteia, nomenclatura dezvoltată a cazurilor poate fi împărțită în departamente cu o indicație a codului literelor sau poate fi generală.
În orice caz, toate comenzile la întreprindere sunt împărțite condiționat în ordine pentru activități principale și economice și comenzi pentru personal.
Pasul 2
Comenzile pentru activitățile principale și economice, de regulă, sunt păstrate de secretar (cu excepția cazului în care se specifică altfel într-un ordin separat). De asemenea, este responsabil pentru înregistrarea, stocarea și arhivarea acestor comenzi.
Documentele diferă în ceea ce privește timpul de stocare. Comenzile pentru activitatea principală a întreprinderii (pentru structura organizațională, pentru aprobarea tabelului de personal, pentru modificarea acestuia etc.) au linii de depozitare - în mod constant. La sfârșitul anului calendaristic, acestea sunt predate arhivei întreprinderii.
Comenzile privind problemele economice și operaționale sunt stocate timp de 5 ani. Sunt numerotate consecutiv fără scrisoare. Dacă volumul comenzilor emise la întreprindere este mare, în cursul anului acestea sunt împărțite în volume. După expirarea perioadei de depozitare, acestea sunt distruse odată cu înregistrarea actului corespunzător.
Pasul 3
Comenzile pentru personal sunt întocmite și stocate în departamentul de gestionare a personalului din întreprindere. De asemenea, acestea diferă în ceea ce privește durata de valabilitate.
Un caz separat este ordinele de admitere, concediere și transfer cu o perioadă de depozitare de 75 de ani. Comenzile de schimbare a numelui de familie, călătoriei de afaceri pe termen lung, transferului temporar pe termen lung al angajaților etc. sunt de asemenea depuse aici. Aceste documente sunt înregistrate în jurnal, au numerotare și inscripționare continuă (cel mai adesea „ls”, „k”). La sfârșitul anului, astfel de comenzi sunt cusute într-un singur folder împreună cu jurnalul de înregistrare și predate arhivei.
Pasul 4
Comenzile pentru vacanțe (obișnuite, fără plată etc.), călătorii de afaceri pe termen scurt și transferuri sunt întocmite într-un dosar separat, sunt stocate timp de 5 ani. Se adaugă o literă la numerotarea comenzii (de exemplu, „o” sau codul departamentului).
Comenzile pentru colectare au aceeași perioadă de depozitare. Cu toate acestea, este recomandat să le păstrați separat, așa cum acestea sunt însoțite de materiale de analiză (note explicative, procese verbale, notificări și decizii ale comitetului sindical etc.).
La expirarea perioadei de depozitare, aceste comenzi sunt distruse.
Pasul 5
De asemenea, se recomandă păstrarea comenzilor de promovare separat (perioada de depozitare - 75 de ani). Într-un caz separat, sunt depuse ordine pentru promovarea atât a propriei întreprinderi, cât și a superiorului lor. Cazul este înregistrat în arhivă pe măsură ce se formează.
