Toate documentele organizației trebuie stocate corespunzător. Un sistem clar vă permite să găsiți instantaneu bucata de hârtie potrivită. Unele tipuri de documente au propriile reguli de stocare, de exemplu, pentru comenzi.
Necesar
foldere, cutii, hârtie, computer
Instrucțiuni
Pasul 1
Creați un jurnal de comenzi în care vor fi înregistrate toate comenzile pentru organizație. Jurnalul trebuie să fie neapărat legat și numerotat, ceea ce exclude postscripturile sau ștergerea paginilor.
Pasul 2
Jurnalul trebuie să conțină anumite coloane. Conținutul aproximativ al coloanelor poate fi după cum urmează: o coloană în care numărul înregistrării este indicat în ordine, coloana cu data comenzii, coloana cu un rezumat al comenzii, coloana cu numărul comenzii, coloană în care angajatul lasă o urmă la familiarizarea cu această comandă. În plus, se poate adăuga o coloană care indică locația comenzii (foldere sau casetă).
Pasul 3
Toate comenzile ar trebui să fie sortate în dosare: comenzi pentru admiterea și concedierea angajaților (comenzi de personal), comenzi care reflectă stimulentele angajaților, trimiterea acestora în călătorii de afaceri și vacanțe, comenzi care reflectă principalele activități ale organizației. Dacă comenzile au perioade excelente de păstrare, sunt create dosare separate pentru acestea.
Pasul 4
Sistemul de stocare a comenzilor trebuie să fie clar, sistematizat și să asigure continuitatea numerelor atribuite comenzilor. Acest lucru este valabil mai ales atunci când comanda este retrasă pentru muncă. Este recomandat să faceți o fotocopie a ordinului confiscat pentru a evita confuzia.
Pasul 5
Toate comenzile trebuie să fie tipărite pe antetul organizației. În acest caz, sigiliul comenzii nu este necesar. Dacă comanda este tipărită pe o foaie simplă de hârtie, atunci sigiliul organizației trebuie să fie pe ea.
Pasul 6
Dacă întreprinderea a adoptat un sistem electronic de stocare a comenzilor, atunci acesta trebuie să fie uniform în întreaga organizație. Angajații care au dreptul să își pună semnătura pe aceste documente trebuie să aibă acces la comenzi electronice. Este foarte convenabil în acest caz să utilizați EDS (semnătură digitală electronică). În orice caz, se recomandă tipărirea jurnalului de comandă.
