Un secretar este un lucrător de birou ale cărui atribuții includ primirea de apeluri telefonice, știința cum să lucreze cu un computer, comunicarea cu oamenii, păstrarea evidențelor de afaceri și multe altele. Există multe mituri despre profesia de secretar - dar ce este mai exact un secretar bun?
Abilitati de baza
Pentru a lucra ca secretar, nu este necesară diploma unei instituții de învățământ superior - sunt destul de suficiente cursuri de specialitate, unde viitorul secretar învață comunicarea și eticheta de afaceri, citirea rapidă, munca de birou, psihologia practică, stenograma și dactilografierea. În plus, cursurile învață elementele de bază ale lucrului în 1C și, de asemenea, învață cum să utilizați mini-ATS și echipamente de birou. Fără toate aceste abilități, o secretară nu poate fi considerată un bun lucrător.
De asemenea, este foarte important ca un bun secretar să aibă o percepție subtilă a psihologiei altor persoane și să fie rezistent la diferite stresuri.
Întrucât secretarul este omul de afaceri al firmei, trebuie să aibă un aspect plăcut, un simț al stilului și bun gust. Fără capacitatea de a se îmbrăca frumos, de a se comporta în societate și de a vorbi competent, secretarul nu va putea crea o impresie bună în rândul clienților companiei în care lucrează - prin urmare, imaginea companiei nu va fi la înălțime. De fapt, sarcina principală a unui bun secretar este să organizeze munca șefului său și a întregului birou în mod eficient și eficient.
Caracteristicile profesiei
Mulți cred că meseria unui secretar este să facă cafea, să depună documente pentru semnături și să răspundă la apeluri. Aceasta este o iluzie - atribuțiile acestei profesii includ supravegherea activității recepției, conducerea corespondenței de afaceri, participarea la diferite evenimente de birou și fără ramuri și comunicarea cu clienții nervoși. În plus, o bună secretară servește adesea ca manager de birou și chiar ca psiholog care va putea răcori situația din echipă.
Adesea, secretarii executivi sunt numiți „cardinali gri”, deoarece sunt capabili să influențeze invizibil munca companiei și deciziile șefului.
Cel mai adesea, femeile devin secretare, deoarece sunt emoțional mai flexibile și mai rezistente. În plus, sunt mai sensibili - captarea stării de spirit a șefului și a echipei ajută foarte mult în munca lor. Dacă secretarul este suficient de inteligent și profesionist, managerul se poate adresa la el pentru sfaturi și îl poate asculta. Secretarul este cel care poate facilita munca șefului, organizându-și bine locul de muncă și oferind informațiile de care are nevoie la timp. În același timp, secretarii nu au o creștere în carieră, deoarece un bun asistent executiv își merită greutatea în aur. Totuși, ca rezultat, secretarul dobândește o experiență neprețuită și cunoștințe despre procesele de afaceri, care în viitor îl pot ajuta să înceapă o carieră într-o altă profesie.
