În organizațiile mari, majoritatea vizitatorilor obțin de obicei informațiile de care au nevoie de la secretariat. Ce impresie de comunicare va lăsa asistentul manager? Va dori clientul să sune din nou? Va primi persoana interesată răspunsuri cuprinzătoare la întrebările sale? Pentru a avea încredere în calitățile pozitive ale secretarului, trebuie să vă pregătiți în mod responsabil pentru prima întâlnire și să organizați și să organizați în mod competent un interviu.
Instrucțiuni
Pasul 1
Secretarul este fața companiei. În primul rând, evaluați aspectul solicitantului. La urma urmei, nu degeaba spun că sunt întâmpinați de hainele lor, dar sunt escortați de mințile lor. Cât de îngrijit și primitor este un secretar poate contribui mult la obținerea contractului de care aveți nevoie sau la negocierea viitoarelor negocieri. Dacă ai propria ta „imagine”, încearcă să-ți asculți intuiția. Dacă aprobi în funcția unei persoane care îți provoacă contradicții interne, atunci va fi probabil dificil să lucrezi cu el, deoarece secretarul nu este doar fața companiei, ci și mâna dreaptă a managerului. Cu toate acestea, nu aprobați imediat pe cineva care vă va mulțumi cu un aspect luminos și frumos. O imagine frumoasă poate deveni rapid plictisitoare, iar hârtiile vor rămâne neasamblate.
Pasul 2
În timpul conversației, ascultați cu atenție: secretara va comunica cu clienții, va conduce conversații telefonice și va compune scrisori. Discursul său ar trebui să fie competent, finalul să fie consecvent și tonul binevoitor. Acordați o atenție specială prezenței așa-numitelor cuvinte parazite în vorbire. Dacă monologul solicitantului este plin de „așa înseamnă”, „ca să spunem așa”, „uh”, „bine”, inutil, atunci este puțin probabil să obțineți absența acestor expresii într-un cadru de afaceri. Utilizarea jargonului și a argoului este considerată inacceptabilă, cu excepția cazului în care permiteți conversației să urmeze un curs informal.
Pasul 3
Roagă-l pe secretar să introducă dictarea. Deci, verificați trei calități importante simultan: viteza de tipărire, alfabetizarea scrisului și abilitățile personale de calcul. Faceți deliberat greșeli de stil și observați reacția solicitantului. Dacă vă sfătuiește politicos cel mai potrivit mod de a construi o frază, marcați-o cu un „plus”.
Pasul 4
Studiați cu atenție CV-ul secretarului. Acordați atenție locurilor de muncă anterioare, întrebați solicitantul despre motivele plecării. O persoană politicoasă și inteligentă nu va vorbi niciodată imparțial despre un fost lider, nu va „arunca noroi” în echipă sau va vorbi despre propriile greșeli. Cel mai acceptabil răspuns pe care îl puteți auzi este o nepotrivire în așteptările salariale. Evidențiați cuvintele cheie din textul CV-ului și din povestea interlocutorului: punctualitate, ordine, rezistență la stres, sociabilitate, politețe. Amintiți-vă că secretarul este adesea legătura dintre diferitele departamente ale organizației; atât starea de spirit a managerului, cât și confortul, atmosfera prietenoasă și ordinea în întregul birou pot depinde de calitățile sale profesionale și personale.
