Secretarul din birou îndeplinește și funcții de expediere. Prin el se desfășoară contacte primare și comunicații telefonice oficiale. Prima impresie a companiei tale pe care o primește persoana care te contactează depinde de cât de competent și profesional comunică secretara la telefon. Prin urmare, pentru a răspunde la apeluri, secretarul trebuie să cunoască eticheta de afaceri.
Instrucțiuni
Pasul 1
Controlează-ți întotdeauna emoțiile și starea de spirit. Indiferent cât de distractiv sau de trist ești, ridicând telefonul, trebuie să fii discret și de afaceri. Tonul tău trebuie să fie uniform, calm și binevoitor. Dacă vă grăbiți să vă apropiați și vă lipsește respirația, respirați adânc și expirați înainte de a saluta, astfel încât respirația dvs. să fie normalizată.
Pasul 2
Când primiți un apel, începeți întotdeauna conversația mai întâi, fără a aștepta ceea ce vă spune celălalt capăt al receptorului. Aceasta ar trebui să fie o introducere și o felicitare standard. Salutați și numiți compania pe care a sunat-o interlocutorul dvs. În cazul în care nu s-a prezentat, cere scuze, întreabă cu cine vorbești.
Pasul 3
Aflați despre problemele și funcțiile care sunt îndeplinite de către diviziile companiei dvs. și care sunt rezolvate de specialiști specifici pentru a redirecționa corect apelurile primite de la clienți și clienți. Când transferați un apel, spuneți numele și prenumele specialistului cu care vă conectați interlocutorul telefonic. Angajatului căruia i-ați schimbat apelul, spuneți numele apelantului și întrebarea la care a aplicat. Nu ar trebui să vă asumați funcțiile unui consultant, chiar dacă o puteți face bine, lăsați persoana să-și rezolve problemele cu acei specialiști autorizați să facă acest lucru.
Pasul 4
Puteți furniza informații de bază în cazul în care apar astfel de întrebări: numele complet al companiei dvs., prenumele, prenumele și patronimicul directorului, supleanții acestuia și șefii de departamente, adresa biroului. Faceți și conveniți cu directorul o listă separată a acelor persoane pentru care va fi întotdeauna liber.
Pasul 5
Asigurați-vă că păstrați un jurnal de apeluri. Notați tot ce vi se cere să transmiteți, nu vă bazați pe memorie, pentru a nu uita nimic important. Toate informațiile trebuie comunicate celor cărora le-au fost destinate. Specificați numele companiei sau numele și prenumele persoanei care sună, scrieți numărul de telefon pe care îl puteți apela înapoi, data și ora apelului.
