În conformitate cu articolul 17 din Legea federală 125-F3, dosarele angajaților pensionari pot fi transferate în arhivă. Înainte de a depune documentele, acestea trebuie să fie depuse, numerotate, inventariate și decorate cu o copertă. Acest lucru trebuie făcut de către un personal autorizat.
Necesar
- - dosar;
- - toate documentele;
- - creion;
- - inventar;
- - lista de livrare.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a transfera cazul unui angajat demisionat în arhivă, aranjați documentele în ordine cronologică inversă. Aceasta înseamnă că atunci când erați angajat, ați întocmit un dosar personal, a cărui primă foaie era o cerere de angajare. La transferul cazului în arhivă, prima foaie va fi o scrisoare de demisie.
Pasul 2
Când depuneți dosarul personal al unui angajat, întocmiți în același timp un inventar al documentelor care trebuie depuse. Într-un fișier personal pentru transfer în arhivă, înregistrați toate documentele disponibile: un chestionar sau un CV, copii ale documentelor de învățământ, copii ale ordinelor de angajare, concediere și alte ordine care au fost emise în cursul muncii angajatului. Acestea pot fi ordine de creștere sau scădere a salariilor, de transfer, de îndeplinire a unor sarcini suplimentare etc. De asemenea, atașați toate certificatele pe care angajatul le-a prezentat vreodată organizației dvs., o copie a contractului de muncă, acorduri suplimentare, reglementări legate de munca angajatului.
Pasul 3
Înregistrați fișierul într-un folder cu un liant, numerotați toate foile în colțul din dreapta sus. Acest lucru trebuie făcut cu un creion simplu. În partea de sus, depuneți inventarul, semnați dosarul, puneți codul literelor pe litera inițială a numelui de familie al angajatului, precum și pe coperta dosarului în număr mare anul concedierii din compania dvs.
Pasul 4
Puteți urmări anul concedierii pentru un angajat sau pentru mai mulți care au renunțat într-un an. Dacă contabilizați mai mulți angajați, puneți toate fișierele personale într-un dosar comun și semnați anul de concediere pe copertă. Pot fi stocate maximum 250 de coli într-un singur dosar. Formați fiecare caz complex nu numai până în anul concedierii, ci și după alfabetul numelor de familie.
Pasul 5
Când transferați toate cazurile în arhivă, întocmiți o listă de livrare. În prima coloană, indicați numărul ordinal al cazurilor, în a doua, indicii tuturor cazurilor în funcție de nomenclatură. A treia coloană este completată de numele titlurilor, a patra - după date, a cincea - de numărul de foi, a șasea - după termenul de valabilitate, a șaptea coloană pe care o puteți completa dacă există note sau adăugiri.
