În procesul de lucru și pregătire a documentelor, un rol important este atribuit aprobării lor, care poate fi internă, în cazul în care documentele sunt avizate de către departamentele organizației sau externe, asociate cu aprobarea documentelor de către alte instituții. Un document legal legal convenit oferă dreptul de a întreprinde acțiuni prevăzute de legi, norme și reguli. Documentele care au trecut procedura de aprobare sunt sigilate sau ștampilate.
Instrucțiuni
Pasul 1
Lucrând ca angajat al unei organizații, ale cărui responsabilități includ aprobarea internă și externă a documentelor, este necesar să aveți informații clare despre ce departamente ale companiei sunt responsabile pentru aprobarea lor.
Pasul 2
Faceți o listă a documentelor care vor trebui aprobate pe întreaga perioadă de lucru. Fii clar cu privire la departamentele responsabile de aprobarea lor. Realizați un tabel care să indice tipurile de documente supuse aprobării obligatorii, departamentele responsabile cu desfășurarea acestei lucrări, funcțiile, prenumele, numele, patronimicele angajaților, telefoanele și adresele de e-mail ale acestora.
Pasul 3
Decideți asupra documentului care trebuie aprobat. Realizați un plan, indicând ordinea în care contactați departamentele din organizația dvs. Aflați termenele limită pentru finalizarea lucrării discutând cu fiecare angajat din toate diviziile companiei responsabile de aprobarea documentului.
Pasul 4
Acordați o atenție deosebită condițiilor de aprobare a documentului, răspundeți rapid la orice modificări aduse acestuia de către un angajat al departamentului. Dacă aveți îndoieli cu privire la modificările aduse documentului, asigurați-vă că consultați specialiștii organizației, clarificând toate nuanțele. Acest lucru va ajuta la reducerea timpului de aprobare în viitor și vă va permite să întocmiți corect documentul în mod corect.
Pasul 5
În fiecare departament al organizației, după trecerea procedurii de aprobare, o viză este pusă pe document. Poate fi o ștampilă de departament sau o ștampilă „Aprobată” cu indicarea poziției, numelui și semnăturii angajatului. Asigurați-vă că fiecare angajat responsabil pentru aprobarea documentului îl semnează corect. În caz contrar, acesta nu va fi semnat de șeful organizației.
Pasul 6
Ultimul link pentru aprobarea documentului este șeful întreprinderii. Documentul este considerat a fi convenit legal numai dacă este semnat de conducere, angajații tuturor departamentelor, sigiliul sau ștampila întreprinderii.
Pasul 7
Când coordonați extern documentele care necesită aprobarea lor de către diferite instituții, consultați lista organizațiilor la care trebuie să vă adresați. Aflați informații detaliate despre departamente, angajații lor implicați în coordonare. Sunați-i sau trimiteți un e-mail, specificând lista de documente solicitată. De acord asupra orei întâlnirii.
Pasul 8
Pregătiți o listă a problemelor legate de momentul aprobării și procedura de efectuare a modificărilor pentru angajatul instituției implicat în aprobarea externă a documentelor. Faceți o declarație oficială în formularul prescris, indicând lista documentelor care vor fi convenite. Controlați momentul aprobării documentelor și corectitudinea executării acestora.
