Un manager de PR trebuie să aibă cunoștințe despre slujba sa. Acest lucru explică necesitatea de a menține arhive de informații importante, care se numesc dosare de presă sau dosare media.
Arhiva manager PR
Se colectează un dosar de presă pentru toate știrile importante, persoanele și evenimentele care afectează direct sau indirect reputația organizației.
Este optim să păstrați dulapurile clasice separate în funcție de:
- evenimente regulate și unice: expoziții, seminarii, mese rotunde, întâlniri și mese de afaceri;
- persoane cheie, lideri de opinie, aliați ai poziției organizației și oponenții acesteia;
- subiecte tratate în mod regulat de serviciul PR. Este important să colectăm nu numai materialele proprii ale organizației, ci și reacțiile publicului, materiale editoriale, comentarii ale experților etc.
- mass-media din industrie și jurnaliști.
Un dosar de presă, ca orice arhivă, ar trebui să fie o bază de informații dinamică în care informațiile să fie actualizate în mod regulat și să fie colectate cu atenție informații noi.
Tehnica de colectare
Din punct de vedere tehnic, dosarul de presă poate fi tipărit sau electronic. Cel mai adesea, pentru a minimiza munca la dosarul de presă, este permis să existe ambele opțiuni de arhivă complementare.
Dosarul de presă include publicații în mass-media, materiale proprii ale serviciului PR. Pentru persoane, se utilizează biografii, fotografii, date personale (cu permisiunea persoanei), datele personale de contact și telefoanele asistenților. Este important să compilați dosarul de presă pentru evenimente din programele evenimentului, rezoluții, documente ale participanților și contacte ale organizatorilor.
Un loc special în dosarul de presă îl ocupă informațiile despre mass-media și jurnaliști. Un specialist în PR trebuie să facă o descriere detaliată a fiecărui media specializat, indiferent dacă organizația interacționează în prezent cu redacția sau nu. Datele brute ar trebui să includă informații despre circulație (dacă este o publicație tipărită), prezența (pentru resurse Internet), informații despre fondatori, CEO, editor și jurnaliști din industrie.
Datele nașterii tuturor partenerilor mass-media, indiferent de poziția pe care o ocupă în ierarhia editorială, nu vor fi niciodată inutile. Un angajat obișnuit și șeful unei corporații media vor fi la fel de mulțumiți dacă serviciul de relații publice al unei organizații prietenoase îi felicită cu o carte poștală mică sau cu un buchet luxuriant de flori. Informațiile despre jurnaliști se limitează cel mai bine la competența informațională a organizației. Dacă serviciul de relații publice a pregătit și a predat corespondentului un analist al organizației pentru pregătirea materialului, ar trebui să lăsați o amprentă despre acest lucru în dosarul de presă. Acest lucru va facilita cunoașterea punctului de plecare al conștientizării în rândul colegilor cu contacte repetate.
Completarea dosarului de presă este direct legată de măsura în care serviciul PR analizează cu atenție mass-media. De îndată ce apare un nou articol despre un subiect apropiat de activitățile organizației managerului PR, acesta trebuie inclus în dosarul de presă. Ar trebui să faceți, de asemenea, cu povești video, coloane ale autorului, înregistrări ale bloggerilor autorizați și alte informații.
Acces la dosarul de presă
Dacă se formează un dosar de presă pe o perioadă lungă de timp, atunci destul de des, pe lângă informațiile din surse deschise, apare în el un așa-numit informație privilegiată. Informațiile privilegiate sunt denumite de obicei informații primite din surse neoficiale care nu au fost încă confirmate public. Reprezentanții oficiali ai organizațiilor pot păstra aceste informații în starea „fără comentarii” pentru o lungă perioadă de timp, prin urmare, odată ajuns în dosarul de presă, managerul de relații publice trebuie să-și amintească necesitatea de a restricționa accesul la arhivă pentru terți.
Un alt stimulent pentru restricționarea accesului la dosarele de presă sunt datele cu caracter personal, care sunt adesea completate cu informații despre persoane. Este important să rețineți acest lucru atunci când contactați alți angajați ai organizației, specialiști în PR ai altor organizații și alte părți interesate. Dosarul de presă este elaborat în principal pentru utilizarea internă a organizației.
Acest lucru explică, de asemenea, necesitatea de a instala sisteme de securitate suplimentare pentru a preveni scurgerea informațiilor. Este important să colectați materiale de hârtie în foldere, accesul la acestea ar trebui să fie strict limitat. Bazele de date electronice ar trebui să fie disponibile angajaților departamentului PR, la cerere - pentru conducerea organizației, dar închise pentru o gamă largă de informații corporative.
