Când sunt prea multe documente acumulate și sunt într-o singură grămadă, poate fi dificil să ne dăm seama care se referă la ce. Găsirea documentului potrivit este și mai dificilă. Pentru a rezolva această problemă, trebuie să vă organizați documentele. Metoda descrisă este potrivită nu numai pentru organizarea documentelor pe hârtie, ci este destul de aplicabilă documentelor în formă electronică, desigur, cu presupuneri minore.
Instrucțiuni
Pasul 1
Organizarea documentelor dvs. este ușoară, chiar dacă există prea multe dintre ele. Parcurgeți toate documentele disponibile și faceți o listă a categoriilor după care le veți sorta. Determinați dacă vor exista subcategorii în această listă. De exemplu, în categoria generală a contractelor, se pot distinge contracte pentru furnizare, pentru furnizarea de servicii. Dintre comenzi, evidențiați comenzile generale referitoare la activitățile companiei și comenzile personalului.
Pasul 2
Odată ce lista categoriilor este completă, determinați cum și unde veți plasa documentele. Acordați cu managementul costurile achiziționării de rechizite de birou (foldere, fișiere, autocolante colorate), deoarece sortarea și distribuirea documentelor este mai plăcută dacă nu trebuie să vă jucați cu dosarele vechi care se prăbușesc.
Pasul 3
Sortați documentele disponibile în funcție de lista pe care ați compilat-o. Așezați-le în stive separate. Dacă este necesar, scrieți pe ele cu un creion sau lipiți un autocolant (pentru a nu vă deruta în timpul procesului de sortare).
Pasul 4
Evaluați dacă documentele dintr-o categorie (subcategorie) se încadrează în folder și fișierele lor. Este mai bine să aranjați documentele în funcție de data pregătirii lor. De regulă, în activitatea de zi cu zi, documentele sunt arhivate pe măsură ce sunt create, cu cele mai recente documente în partea de sus. Când transferați cazuri în arhivă, comanda se schimbă (în partea de sus este cel mai vechi document, în partea de jos - cel mai târziu până la data creării).
Pasul 5
Dacă depuneți documente din ani diferiți în același dosar, separați vizual un an de celălalt cu un autocolant colorat sau o foaie mai mare. Astfel de semne de carte facilitează găsirea documentului dorit în viitor.
Pasul 6
Faceți un atașament pentru următorul document.
Pasul 7
Dacă este necesar, întocmește un registru al tuturor folderelor cu documente, indicând conținutul fiecărui folder, data creării acestuia și sfârșitul întreținerii, locația de stocare etc. Aranjați folderele astfel încât să fie convenabil să le utilizați și să nu fie nevoie să le „pătrundeți” printr-o tonă de deșeuri de hârtie.
