La sfârșitul ședinței, ar trebui întocmit un protocol pentru a stabili ordinea de zi a ședinței, deciziile luate, condițiile în care vor fi puse în aplicare etc. Este important să întocmim procesul-verbal imediat după ședință. și nu amâna „până mai târziu”. Este bine dacă un secretar profesionist poate păstra procesul-verbal. Cu toate acestea, dacă nu este cazul, pot face acest lucru și alte persoane care cunosc anumite reguli pentru păstrarea proceselor verbale ale ședințelor.
Instrucțiuni
Pasul 1
Persoana care ia procesul-verbal al ședinței trebuie să fie conștientă de toate deciziile întâlnirilor trecute pentru a înțelege logica deciziilor luate. Dacă luați minute într-o întâlnire, luați copii ale proceselor verbale ale mai multor întâlniri anterioare. La ședință, documentați imediat punctele de pe ordinea de zi.
Pasul 2
Lângă fiecare punct de pe ordinea de zi, scrieți orice gânduri care au fost exprimate în timpul ședinței. Acest lucru se poate face pe scurt, deoarece procesul-verbal va fi finalizat nu în timpul ședinței, ci după aceasta. Scopul acestor note este că odată cu ele nu veți pierde niciun gând important exprimat. De asemenea, scrieți numele celor care vorbesc pentru a vă aminti cine a spus ce și pe ce subiect. Scrieți doar fapte din declarații, nu din opinii sau presupuneri personale.
Pasul 3
Însăși execuția protocolului ar trebui să aibă loc imediat după ședință, astfel încât punctele importante să nu fie uitate sau înregistrările să nu se piardă. Procesul-verbal trebuie să conțină o scurtă descriere a ședinței într-un stil de afaceri. Pentru a face acest lucru, folosiți vorbirea indirectă, scrieți totul la timpul trecut: „II Ivanov a notat că …”.
Pasul 4
Conținutul protocolului ar trebui să conțină:
1. „majuscule” care indică scopul și data ședinței, uneori indicând și ora de începere a ședinței;
2. liste ale celor prezenți și neprezenți;
3. un rezumat al deciziilor luate - indicând inițiatorii acestor decizii.
