Depozitarea corectă a documentației va evita problemele cu găsirea contractelor corecte. După ce ați petrecut puțin timp depunând valori mobiliare, veți fi siguri că cele necesare vor fi întotdeauna la îndemână în siguranță și sănătoase.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a găsi cu ușurință documentul de care aveți nevoie, creați o carte contabilă. Dați contractului un număr și introduceți-l în acest caiet. Pe lângă numărul de serie, scrieți data la care a fost încheiat contractul. Linia din jurnal ar trebui să arate astfel: 1. Contractul nr. 987DL din data de 23.03.2010. Alături, în note, indicați esența contractului, dacă este cerut de stilul corporativ de arhivare.
Pasul 2
Creați pentru fiecare persoană juridică, dacă există mai multe dintre ele în organizație, propriul registru de documente. Utilizați simboluri convenționale pentru a le indica. De exemplu, introduceți contractele LLC „Poze haioase” ca 987ВК. Și contractele de la OJSC „Murzilka” marchează 987M. Alocați numerele strict pentru a evita confuzia.
Pasul 3
Depuneți contractul într-un dosar numai după ce a trecut prin toate etapele de aprobare, a fost semnat de directorii generali ai ambelor părți și au fost puse toate sigiliile. Alegeți lianți pe hârtie pentru a vă menține documentele în siguranță. Creați un dosar separat pentru fiecare persoană juridică.
Pasul 4
Pentru a introduce contractul în liant, îndepărtați cu grijă agrafa care leagă foile. Faceți găuri noi cu un perforator. Introduceți documentul într-un dosar și fixați-l cu grinzi metalice. Separați un contract de altul cu o foaie A4 goală.
Pasul 5
Există o altă modalitate de arhivare a documentelor. Achiziționați un set de fișiere transparente. Plasați fiecare contract într-o copertă separată și fixați-l într-un folder.
Pasul 6
Nu introduceți prea multe contracte într-un singur folder - foile se pot încreți. Liantul ar trebui să se închidă ușor, astfel încât hârtia să nu se uite afară.
Pasul 7
Puneți deoparte un raft separat pe raft pentru stocarea dosarelor cu documente. La sfârșitul liantului, indicați anul și persoana juridică pentru care sunt întocmite contractele. În acest fel puteți găsi rapid contractele de care aveți nevoie, dacă este necesar.
Pasul 8
Nu este nevoie să păstrați dosare cu documente încheiate acum trei-patru ani. Puneți-le în cutii de carton strânse, semnând anul și persoana juridică care deține contractul. Trimiteți coletele la depozit. Găsiți o zonă de depozitare uscată. Umiditatea poate distruge valorile mobiliare.
