Depozitarea corectă a documentelor este un element important al activității de birou. Înainte de a trimite lucrările la arhivă, acestea trebuie să fie intermitente. Pentru a face acest lucru, ar trebui să cunoașteți regulile de bază pentru arhivarea cazurilor.
Este necesar
- - punte;
- - ac;
- - fir dur;
- - lipici.
Instrucțiuni
Pasul 1
Numerați toate foile folosind un creion negru de plumb. Numărul este plasat în colțul din dreapta sus. Plasați documentele în ordine cronologică, începând cu cea mai veche. Dacă există plicuri cu documente atașate, atunci trebuie să numerotați plicul și apoi fiecare document din acesta.
Pasul 2
Scoateți toate agrafe de hârtie și alte părți metalice. Dacă documentul dvs. nu are o marjă de depozitare, lipiți o bucată de hârtie pe acesta. Pregătiți toate hârtiile pentru cusături bazând cele patru puncții și așezându-le în capacul de carton.
Pasul 3
Pachetele de documente trebuie să fie fixate cu o clemă, străpunsă cu un punte sau găurite cu un dispozitiv special pentru cusut documente. Fără a scoate clemele, coaseți hârtia cu un ac lung folosind fir gros, sfoară sau bandă.
Pasul 4
Pentru cusut corect, este necesar să treceți acul din partea din spate în orificiul care este al doilea la rând, treceți acul de-a lungul părții din spate și reveniți din nou la a doua gaură. După aceea, acul trebuie scos în față și a doua gaură trebuie cusută, dar deja de sus. Firul este scos din spate, iar cele două capete ale acestuia sunt fixate astfel încât cozile firului să poată fi sigilate cu hârtie (hârtie de calc).
Pasul 5
Sigiliul organizației este pus pe hârtia lipită de fire, iar oficialii (director, contabil șef) semnează, de asemenea. Pe capacul de carton este lipit un inventar de documente, care sunt depuse într-un pachet. Ar trebui să indice numele organizației și unitatea structurală a acesteia, să pună data, să indice perioada de stocare a documentelor și codul de arhivă, dacă este adoptat în organizația dvs.
