Documentele fac parte integrantă din orice documentare dintr-o întreprindere sau organizație, indiferent dacă este privată sau publică. Documentele sunt completate, sortate, trimise, acceptate etc. Dacă există mai multe documente, este pur și simplu necesar să se întocmească un registru - acest lucru nu va simplifica doar activitatea grefierilor și a altor categorii de lucrători (economiști, contabili etc.), ci și a angajaților altor organizații, dacă aceștia acceptă documentele pe care le trimiteți.
Instrucțiuni
Pasul 1
Colectați documentele necesare dintr-o categorie, adică documente legate de un singur tip (confirmarea costurilor de producție, documente de acceptare / vânzare etc.). Colectați documentația administrativă separat: ordine, decrete, ordine. Sortează-le în funcție de autor (ordine ale șefului organizației, ordine ale șefilor de departamente etc.).
Pasul 2
Creați dosare pentru stocarea documentelor care au fost deja sortate și înregistrați totul în ordine cronologică. Faceți un inventar al fiecărui folder. Dați-le un număr de inventar.
Pasul 3
Creați un tabel pe baza documentelor cu câmpurile corespunzătoare, împărțind foaia în coloane și rânduri. Semnați coloanele în funcție de scopul documentului și funcționalitatea acestuia. În același timp, amintiți-vă că registrul trebuie să conțină informații cuprinzătoare despre documente, astfel încât, dintr-un motiv sau altul, nu trebuie să deschideți documentul în sine din nou și din nou și să-l studiați dintr-un motiv sau altul. De exemplu, registrul de documente care confirmă cheltuielile efectuate trebuie să conțină următoarele coloane: numărul documentului, numele, conținutul documentului, suma și marcajul la returnarea documentului.
Pasul 4
La rândul său, registrul documentelor acționarilor SA, SA etc. trebuie să includă datele necesare pentru identificarea tuturor persoanelor înscrise în registru, stabilirea drepturilor lor la acțiuni, la primirea veniturilor din acțiuni ale persoanelor înregistrate în registru, colectarea datelor cu privire la toți proprietarii acțiunilor, precum și informații despre primirea de către ei a tot felul de notificări despre întâlniri și alte evenimente.
Pasul 5
Trebuie să știți că atunci când compilați un registru de documente pentru confortul și viteza de căutare pe viitor, este necesar să păstrați toate înregistrările în ordine cronologică.
Pasul 6
Doar dacă registrul documentelor este compilat corect, nu va trebui să petreceți timp suplimentar căutând, puteți găsi rapid și ușor hârtia de care aveți nevoie, puteți trimite cererea sau notificarea necesară și pur și simplu vă puteți face treaba cu o calitate înaltă.
