Atunci când pregătiți un proiect comun între diferite organizații sau divizii ale unei întreprinderi, este adesea necesar să discutați detaliile individuale și condițiile de implementare. În acest caz, este lansat un mecanism de coordonare, care permite, luând în considerare interesele părților, să elaboreze o poziție comună pe întreaga listă de probleme. Proiectarea unei astfel de scrisori este supusă legilor generale ale activității de birou, dar are unele particularități.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pregătiți o listă de probleme care vor fi convenite. De regulă, o scrisoare care conține astfel de condiții este un document independent care precede încheierea contractului principal. În unele cazuri, poate fi utilizat ca document intern necesar dezvoltării unei soluții generale și care necesită confirmarea eligibilității de la diferite servicii (securitate, juridică, financiară, de proiectare etc.). În alte cazuri, este pregătit să discute aspecte controversate cu organizațiile partenere în cadrul lucrărilor la un proiect comun.
Pasul 2
Pentru a întocmi o scrisoare de apel către o contrapartidă, veți avea nevoie de detaliile acesteia și chiar de condițiile care fac obiectul acordului. Începeți scrisoarea specificând destinatarul în colțul din dreapta sus (numele organizației partenere, titlul, prenumele și inițialele persoanei responsabile). Aici, informați pe scurt subiectul scrisorii „la aprobare …”. În acest caz, nu este necesar să scrieți numele documentului. Prima frază a scrisorii va fi o apelare pe nume și patronimic către persoana responsabilă de dezvoltarea părții din proiect pe care o conduce organizația lor. Desigur, fără a uita să adăugați cuvântul „Draga”. Apoi, cereți să luați în considerare condițiile propuse, oferind o listă a acestora și să luați o decizie cu privire la aprobare.
Pasul 3
În partea finală a scrisorii, informați termenul limită în care este necesar să se realizeze acordul și să efectueze modificările necesare sau să acceptați în totalitate propunerea. Urmează data scrisorii, semnătura persoanei responsabile și transcrierea acesteia între paranteze.
Pasul 4
Vă rugăm să rețineți că scrisoarea de aprobare poate fi fie documentul principal care asigură termenii acordului preliminar, fie unul însoțitor. Scrisoarea la care va fi atașat protocolul de aprobare sau alt document sub formă de listă sau listă va trebui să conțină elementul „Anexă”. În acesta, denumiți documentele atașate (după ce le-ați numerotat anterior) propuse spre acord de către părți.
