O scrisoare de serviciu este o modalitate obișnuită de informare a terților prin poștă. Este utilizat atunci când este necesar să aveți o confirmare scrisă a transferului de informații importante către partener sau când este imposibil să utilizați alte tipuri de comunicare. Acest document are multe varietăți, dar există reguli generale care trebuie luate în considerare la pregătirea unei astfel de scrisori.
Necesar
Antet cu antet
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a începe, obțineți antetul organizației dvs. special conceput pentru aceste scrisori. Principala sa diferență față de antetul standard este prezența detaliilor poștale împreună cu datele bancare. Dacă acest lucru nu este cazul în întreprinderea dvs., pregătiți-vă propria versiune. Plasați aici sigla și indicați numele organizației, datele bancare, adresa poștală, telefoanele, faxul și e-mailul pentru comunicare.
Pasul 2
În colțul din dreapta sus, indicați destinatarul scrisorii (numele companiei, adresa poștală, funcția, numele complet al șefului). Dacă scrisoarea este adresată mai multor organizații, adresele lor sunt plasate una după alta, dar nu mai mult de patru la rând și fără a specifica liderii. Acum mergeți direct la textul scrisorii, deoarece acest document nu își scrie numele (spre deosebire de acte, note etc.). În schimb, puteți indica pe scurt subiectul scrisorii, esența contestației dvs. - „despre întârzierea plății”, „despre schimbarea termenilor” etc.
Pasul 3
Textul scrisorii ar trebui să fie într-un stil de afaceri. Afirmați esența cât mai scurt și corect posibil pentru a evita confuzia atunci când transmiteți informații importante. O scrisoare ar trebui să abordeze o problemă. Nu încercați să rezolvați toate problemele dintre dvs. și partenerul dvs. într-o singură scrisoare. Fiecare ar trebui luat în considerare separat, deoarece pot exista artiști interpreți diferiți și, în plus, acest lucru poate fi important în cazul unor dispute care necesită o decizie în instanță. În consecință, este mai bine să nu afișați volumul literei dincolo de o pagină.
Pasul 4
În cele din urmă, listați orice documente suplimentare în secțiunea Anexe. Lăsați un loc pentru semnătura managerului și descifrați-l între paranteze (prenume, inițiale). Asigurați-vă că indicați numele complet al interpretului și numărul de telefon al biroului pentru comunicare. Semnați documentul original cu supervizorul dvs. și înregistrați scrisoarea la secretarul organizației dvs. ca document de ieșire.
