Este obișnuit să se numească o conferință o întâlnire extinsă la care participă reprezentanți ai mai multor organizații. Conferințele pot fi departamentale, sectoriale, regionale, interregionale, internaționale. Discută despre o varietate de probleme, dar legate în mod tematic. În unele cazuri, decizia conferinței este cea care determină strategia de dezvoltare a organizației. Orice persoană educată poate organiza un astfel de eveniment, dar trebuie luate în considerare unele considerații.
Necesar
- - Lista participanților;
- - un rezumat al discursurilor;
- - materiale vizuale;
- - mijloace tehnice.
Instrucțiuni
Pasul 1
Faceți o listă a participanților. De obicei, vorbitorii sunt anunțați în prealabil despre viitoarea conferință, trebuie să confirme acordul și să informeze subiectul rapoartelor. Uneori condițiile necesită furnizarea textelor rapoartelor sau, cel puțin, un rezumat. Verificați materialele.
Pasul 2
Decideți regulile. Depinde de cât timp va dura conferința, de numărul de vorbitori, precum și de formele de lucru. Sunt avute în vedere doar sesiunile plenare sau o parte a lucrării va avea loc în secțiuni? În a doua opțiune, mai mult timp poate fi alocat pentru rapoarte.
Pasul 3
Asigurați-vă că alocați timp pentru coprezentări și răspunsuri la întrebări. Decideți forma întrebărilor. Participanții le pot întreba oral, imediat după prezentare. Atunci ar trebui să aveți grijă de microfoane suplimentare. Întrebările pot fi trimise și în scris, apoi trebuie să vă gândiți la locul în care ascultătorii vor pune notele. Puteți pregăti unele dintre întrebări în avans.
Pasul 4
Faceți o agendă. Ordinea discursurilor poate fi diferită, depinde de subiect, dar în orice caz, este mai bine să discutați probleme generale la începutul conferinței și apoi să treceți la detalii. După fiecare oră și jumătate până la două ore de muncă, oferiți o scurtă pauză (este o idee bună să organizați o pauză de cafea), iar în mijloc - o pauză lungă, în care participanții se pot relaxa și lua masa. Dacă conferința este scurtă (de exemplu, realegere), nu sunt necesare pauze lungi.
Pasul 5
Verificați starea mijloacelor tehnice. Verificați computerul și playerul video. Întrebați prezentatorii de ce echipamente au nevoie și de ce programe ar trebui să fie acolo. Rugați prezentatorii să ofere imagini vizuale înainte de conferință. Este foarte bine dacă persoana care lucrează cu computerul are o listă a momentului în care să facă prezentarea. Înainte de conferință, verificați dacă toți vorbitorii au sosit, dacă există modificări ale subiectului.
Pasul 6
Gândește-te la observațiile tale de deschidere. Trebuie să le spuneți câteva cuvinte de bun venit participanților, să explicați la ce eveniment este dedicată conferința, procedura, regulile. Înainte de începerea conferinței de raportare și alegeri, dați cuvântul președintelui comisiei de numărare, care trebuie să spună câți delegați erau presupuși și câți sunt prezenți. Dacă lipsesc puțini, sugerați să începeți evenimentul. Uneori este potrivit în acest moment să cânți imnul unui stat sau al unei organizații internaționale. Oferiți alegerea unui președinte, secretar, comisie de numărare și redacție. În multe cazuri, listele pot fi pregătite în avans. Mai mult, evenimentul poate fi condus de președinte, care anunță proiectul agendei (este mai bine să îl tastați și să îl tipăriți înainte de începerea acestuia). În primul rând, proiectul este adoptat, apoi se fac modificări și adăugiri la acesta, după care agenda este aprobată în ansamblu.
Pasul 7
În timpul conferinței, prezentatorul, indiferent dacă este sau nu președintele, trebuie să se afle în mod constant în cameră. El este cel care decide problemele organizaționale pe măsură ce apar. Dacă totuși trebuie să pleci, încredințează-ți responsabilitățile cuiva de la oameni cu aceeași idee.
Pasul 8
Conferința se încheie de obicei cu adoptarea unui fel de decizie. Președintele citește textul proiectului, audiența face modificări și completări, comitetul editorial le introduce, după care se aprobă decizia.
