O întâlnire este o întâlnire a unui cerc restrâns de reprezentanți autorizați, specialiști de frunte, un grup de lucru, dedicat soluționării oricăror probleme urgente. Aceasta este o întâlnire în miniatură, astfel încât întâlnirea are propriul președinte - persoana care o va conduce.
Instrucțiuni
Pasul 1
Reuniunea poate avea loc într-un mod planificat cu o regularitate aprobată, sau poate fi spontană, asamblată pentru a rezolva problemele actuale acumulate sau circumstanțele de farsă majoră. În orice caz, ședința este prezidată de un funcționar numit oficial pentru acest post. De fapt, întâlnirea are loc pentru a oferi specialiștilor posibilitatea de a-și exprima opinia cu privire la o anumită problemă și de a lua o decizie colegială.
Pasul 2
Este necesar să îi informați pe toți cei care ar trebui să fie prezenți la ședință, agenda acesteia: subiectul și lista problemelor care necesită discuții, precum și ora și locul întâlnirii. Acest lucru se poate face prin mesaje telefonice sau prin notificări legale. De regulă, se determină componența participanților la ședințe, autorizați să abordeze probleme specifice. Prin urmare, la ședință trebuie să existe un cvorum care să asigure legitimitatea deciziilor luate la aceasta. Înainte de începerea ședinței, trebuie completată o listă de înregistrare a participanților. Dacă există cvorum, atunci întâlnirea poate fi începută.
Pasul 3
Moderatorul ședinței ar trebui să-l deschidă cu un discurs introductiv, indicând subiectul și enumerând problemele care trebuie rezolvate, și să închidă ședința, rezumând rezultatul acesteia. Dreptul său este de a da cuvântul următorului vorbitor, de a pune întrebări la vot și de a anunța deciziile luate. De asemenea, este obligat să mențină ordinea în timpul desfășurării ședinței și să emită ordine la ordinea desfășurării acesteia.
Pasul 4
Dreptul incontestabil al prezentatorului este, de asemenea, încheierea înregistrării celor care doresc să vorbească, limitând timpul discursului lor și numărul de declarații pe aceeași problemă. Dacă ordinea și regulile ședinței sunt încălcate, moderatorul poate întrerupe sau închide dezbaterea și poate închide sau suspenda ședința.
Pasul 5
În timpul ședinței, moderatorul trebuie să asigure finalizarea protocolului, care este întocmit în curs și rezultatele acestei acțiuni manageriale. Protocolul este destinat documentării și formalizării discuției colegiale a problemelor și deciziilor luate.
