O recepție oficială este unul dintre cele mai populare formate de întâlniri de afaceri în practica reprezentativă a firmelor. O primire bine organizată a oaspeților este o ocazie excelentă de a stabili noi și extinde legături comerciale vechi cu partenerii, de a primi informații importante pentru companie, de a-și consolida reputația, de a adăuga noi „culori” imaginii.
Instrucțiuni
Pasul 1
Motivele pentru recepții pot fi foarte diferite: sărbători, aniversări de evenimente semnificative, vizita unui oaspete onorat (sau văzându-l oprit), sosirea (sau plecarea) unei delegații a unei companii partenere, deschiderea unei expoziții, semnarea unui contract sau acord, ocazie informativă care necesită contacte de sprijin cu reprezentanți ai presei. Poate fi doar un eveniment obișnuit al organizației - fără nicio legătură cu vreun eveniment.
Pasul 2
Planul de pregătire a admiterii include:
• selectarea formei (tipului) de admitere, • întocmirea unei liste de invitați, • distribuirea invitațiilor, • planificarea locurilor la mese, amenajarea mesei, întocmirea unui meniu (în cazul organizării „meselor” - mic dejun, prânz, cină). Pregătirea componentei de conținut este în primul rând: planificarea unui subiect pentru un schimb de opinii și „construind” cu pricepere discursurile-comentariile activiștilor întâlnirii, care în timpul recepției este coordonată de prezentator (i). Scopul lor este de a face evenimentul productiv și interesant pentru toți invitații.
Pasul 3
Tehnicile sunt de obicei împărțite în:
• ziua și seara;
• cu scaune (adică cu scaune alocate oaspeților în avans) și fără scaune;
• formal (formal) și informal (informal).
Pasul 4
Programările de după-amiază sunt întâlniri scurte după-amiaza. Pentru astfel de recepții, numele au fost ferm stabilite: „pahar de șampanie”, „pahar de vin”, „mic dejun”.
Primele două formate sunt cele mai simple. Locurile la mese nu sunt planificate (băuturile, gustările sunt oferite de chelneri oaspeților în picioare - de regulă, de la 12.00 la 13.00).
„Micul dejun” durează de la o oră și jumătate la două (de obicei în intervalul 12.00 - 15.00). Cod vestimentar - casual (cu excepția cazului în care se specifică altfel în invitații).
Pasul 5
Recepțiile de seară sunt mai solemne. Acestea sunt „ceai”, „cocktail”, „bufet”, „prânz”, „prânz-bufet”, „ceai”, „cină”.
„Ceai” - recepție între orele 16.00 și 18.00. Aceasta este o întâlnire tradițională a femeilor care durează 1-1,5 ore. Produse de cofetărie și panificație, fructe, sucuri, apă, desert și vinuri uscate sunt servite la masă (gustările sunt rare).
„Cocktail” și „bufet” (ținut în picioare) - întâlnire între orele 17.00 și 20.00. Durează 2 ore. Meniul include gustări reci, produse de patiserie, fructe (uneori gustări calde). Alcoolul este afișat pe mese sau servit în pahare de chelneri. Cod vestimentar - așa cum este indicat în invitații: fie un costum casual, fie un smoching.
„Prânzul” este organizat de la 20.00 la 21.00 ore, durează 2-2,5 ore. Mâncărurile sale: aperitive reci, supă, fierbinte (carne și pește), desert, băuturi alcoolice (fiecare fel de mâncare are propriile sale). După cină (cu o oră de durată), oaspeții sunt invitați în camera de zi, unde li se servește ceai sau cafea.
„Cina” este cea mai recentă recepție. Începe la ora 21.00 sau mai târziu. Meniul său este similar cu meniul pentru cină. La fel și forma de îmbrăcăminte - un costum închis la culoare, un smoching sau frac pentru bărbați și o rochie de seară pentru femei.
„Prânz-bufet” - o recepție mai puțin formală (de obicei organizată după un spectacol de film sau un concert). Mese cu aperitive sunt servite ca o masă tip bufet. Așezarea la mese pentru 4-6 persoane este gratuită.
Pasul 6
Când organizați o recepție, gândiți-vă la toate până la cele mai mici detalii. Asigurați-vă că dimensiunea camerei se potrivește cu numărul de oaspeți. În ceea ce privește meniul, acesta ar trebui să țină seama de gusturile, tradițiile naționale și religioase ale oaspeților (aveți grijă, după caz, de prepararea atât a mâncărurilor slabe, cât și a celor vegetariene).
