O întâlnire a echipei poate fi o modalitate eficientă de a analiza diverse situații de lucru, inclusiv situații conflictuale. Discută public problemele controversate și ia decizii care sunt obligatorii pentru fiecare angajat. Reuniunea colectivă ar trebui să fie precedată de o mulțime de lucrări pregătitoare.
Instrucțiuni
Pasul 1
Formulați subiectul principal al întâlnirii. De regulă, se organizează o reuniune colectivă pe o problemă de actualitate. Aceasta poate fi, de exemplu, o analiză a activității organizației pentru anul respectiv sau trecerea la un program redus de lucru.
Pasul 2
Gândește-te la agenda ta. Punctele sale vor fi probleme specifice care trebuie discutate. Ar trebui să existe cel puțin două și nu mai mult de cinci. Clasează întrebările în ordinea importanței descrescătoare. Dacă subiectul întâlnirii este destul de amplu, puneți „Diverse” ca ultim punct pe ordinea de zi. Aici puteți să vă abateți puțin de la subiectul principal și să discutați despre mici probleme care preocupă echipa în acest moment.
Pasul 3
Pregătiți difuzoare. Un angajat competent, a cărui opinie este considerată autoritară în echipă, ar trebui să vorbească despre fiecare punct de pe agenda ședinței. Avertizați-l cu privire la următorul raport cu 1-2 săptămâni înainte, astfel încât persoana să poată gândi calm mesajul său. Cu 2-3 zile înainte de ședință, discutați cu fiecare vorbitor, asigurați-vă că textul discursului său este gata și corespunde subiectului declarat.
Pasul 4
Pregătește sala de ședințe. Este bine dacă organizația dvs. are o sală de adunare sau altă sală de ședințe. În caz contrar, utilizați cea mai mare cameră posibilă. În ziua ședinței, va trebui să fie instalate suficiente scaune și un proiector, computer și microfon conectat și configurat, dacă există. De asemenea, puteți aranja în avans pentru fiecare participant la întâlnire dosare speciale cu documente de discutat.
Pasul 5
Anunțați toți angajații despre data, ora și locația întâlnirii. Utilizați una dintre metodele tradiționale: postați informații pe un panou, trimiteți un e-mail, sunați șefii secțiilor structurale, discutați personal cu fiecare angajat. Alegerea dvs. va depinde de tradiția companiei și de numărul de angajați.
Pasul 6
Înregistrați participanții înainte de a începe întâlnirea. Ulterior veți atașa această listă la protocol. Asigurați-vă că începeți întâlnirea la ora programată și anunțată pentru angajați. Nu așteptați întârzierile, arătați importanța și seriozitatea evenimentului.
Pasul 7
Anunțați subiectul principal al întâlnirii și problemele care vor fi abordate acolo. Rugați echipa să aleagă un președinte și un secretar pentru ședință. De regulă, șeful organizației sau adjunctul său este ales ca președinte, iar grefierul sau directorul de birou ca secretar. Președintele va conduce ședința, va menține ordinea și va respecta regulile. Atribuțiile secretarului includ păstrarea unui protocol detaliat: înregistrarea discursurilor vorbitorilor, întrebări adresate acestora, discuții și propuneri.
Pasul 8
Respectați cronologia de vorbire stabilită, altfel întâlnirea dvs. riscă să treacă până la miezul nopții și să nu luați niciodată decizii. De regulă, vorbitorii principali au la dispoziție 15-20 de minute, dar nu mai mult de 30. Co-vorbitorii pe probleme secundare ar trebui să fie în termen de 10-15 minute. Discursul unui participant din partea publicului este limitat la 2-3 minute. Puteți răspunde la o întrebare de cel mult 5 minute. Dacă timpul este depășit, reamintiți-vă ferm regulile.
Pasul 9
După ce agenda întâlnirii a fost stabilită și toată lumea a ținut un discurs, rezumați pe scurt întâlnirea. Dacă s-au luat decizii importante, proiectul lor ar trebui citit cu voce tare tuturor celor prezenți.
Pasul 10
În termen de două zile de la ședință, trebuie să pregătiți versiunea finală a procesului verbal și a deciziilor luate. Procesul-verbal trebuie convenit și semnat de președintele ședinței. Aduceți deciziile și termenele pentru implementarea acestora în atenția tuturor angajaților care trebuie să le implementeze.
