Majoritatea organizațiilor au documente stocate de zeci de ani. Pentru a împiedica pierderea sau încrețirea valorilor mobiliare, înregistrați-le în dosare din plastic sau din tablă. Înainte de a face acest lucru, asigurați-vă că atribuiți propriul număr fiecărui contract. Acest lucru va facilita găsirea acestuia atunci când este nevoie.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru a găsi cu ușurință contractul potrivit, creați o carte contabilă. Luați un caiet gros pătrat. Numerați prima foaie. Dă securității un număr și notează-l în acest jurnal. Numărul poate consta doar din numere, de exemplu 345. Sau să aibă litere - 123-ID. Pe lângă acesta, introduceți data la care a fost încheiat contractul. Linia din jurnal ar trebui să arate astfel: 1. Contract nr. 345-Id din 23.03.2011. În note, indicați esența tranzacției, dacă este cerut de stilul corporativ de documentare.
Pasul 2
Atunci când există mai multe persoane juridice în organizație, pregătiți-vă propriul jurnal contractual pentru fiecare. Utilizați simboluri convenționale pentru desemnare. De exemplu, scrieți documentele LLC „Three Bears” ca 456-TM. Și marcați contractele de la OJSC „Lupul și Scufița Roșie” 876-VKSH. Numerele ar trebui să apară în caiete, astfel încât să nu existe confuzie.
Pasul 3
Chiar dacă fiecare divizie a companiei este angajată în executarea și aprobarea documentelor, ar trebui să existe o carte de contabilitate a contractelor. În caz contrar, numerele de documente vor fi repetate, ceea ce va aduce discordie în activitățile companiei. Indicați secretarului sau managerului de birou să țină acest jurnal. Nu acordați angajaților un sigiliu sau nu semnați cu CEO-ul până când nu i-a fost atribuit un număr de identificare.
