Un extras din protocol este un atribut indispensabil al fluxului de lucru al oricărei organizații. Având o forță juridică similară documentului original, extrasul trebuie să conțină toate detaliile necesare. La pregătirea documentelor relevante, trebuie acordată atenție detaliilor.
De regulă, cerințele pentru executarea extraselor din procesele-verbale sunt stabilite la fiecare întreprindere în conformitate cu regulile interne ale cifrei de afaceri. Cu toate acestea, există norme general acceptate pentru modul în care ar trebui întocmit acest document.
Un extras din proces-verbal este o copie exactă a textului documentului original pe o problemă specifică. Astfel, un extras din procesul-verbal al ședinței trebuie să includă numele organului de conducere, a cărui ședință a fost consemnată. De regulă, aceste informații sunt indicate în titlul documentului. Aici tipul de document „Protocol” se schimbă în „Extrage din protocol”. În unele cazuri, inscripția „Declarație” este dată în colțul din dreapta sus al documentului.
În plus, pentru a păstra forța juridică a originalului, extrasul din protocol trebuie să conțină informații:
- data, locul și ora întâlnirii;
- informații despre prezența unui cvorum pentru luarea deciziilor;
- informații despre persoana care îndeplinește funcțiile de președinte;
- informații despre persoana care îndeplinește funcțiile secretarului.
Agenda reuniunii este redusă la o problemă specifică pentru care se pregătește un extras. De asemenea, toate fragmentele legate de discutarea problemelor terților sunt excluse din document.
Examinarea problemei de pe ordinea de zi, pe care se pregătește extrasul, este dată exact cu numărul de serie, formularea, cursul discuției și deciziile luate.
La final, extrasul este semnat de către ofițerul președinte și certificat prin sigiliu. Aceasta este urmată de cerința care confirmă autenticitatea „Afirmația este corectă” („Corect”) și se pune semnătura secretarului cu o decriptare.
Extractul original din procesul-verbal este numerotat, cusut și certificat prin sigiliul și semnătura unei persoane autorizate.
