Nomenclatura este o listă a tuturor cazurilor care alcătuiesc arhiva și care sunt recent deschise într-o anumită organizație, introduse în sistem. Trebuie să indice indexul carcasei, numele, termenii stabiliți pentru depozitarea acestuia.
Soiuri de nomenclatură
În munca de birou, există trei tipuri principale de nomenclatură: standard, aproximativ și individual. Standardul este stabilit de legea federală și servește drept model pentru întocmirea nomenclaturii în organizații de același tip. Nomenclatura aproximativă nu include un număr strict normalizat de cazuri. Conține o listă de cazuri recomandate pentru deschidere cu indexurile lor. Tipurile de nomenclator de mai sus sunt elaborate în organizațiile și instituțiile de stat și municipale. Angajații organizațiilor private pe baza documentelor statutare, a tipurilor de raportare, a planurilor de lucru etc. se elaborează o listă de cazuri individuale. Include întregul volum al cazurilor formate ale întreprinderii.
Procedura de compilare a nomenclaturii
În fiecare an, pe baza celei vechi, se întocmește o nouă nomenclatură a cazurilor. Mai mult, toate documentele pot fi revizuite. O componentă importantă a nomenclaturii este durata de valabilitate a cazului. Pe această bază, se disting cazurile de depozitare temporară, pe termen lung și permanent. Termenul de stocare temporară a fișierelor este mai mic de zece ani, stocarea pe termen lung este mai mare de zece ani. În ceea ce privește documentele cu o perioadă de depozitare expirată, se întocmește un inventar, care indică numărul de serie al documentului, numele, anul creării, numărul de foi și alte informații în cazurile prevăzute în mod expres. După întocmirea inventarului, aceste documente sunt supuse distrugerii.
Structural, nomenclatura este reprezentată de secțiuni, subsecțiuni. Cu toate acestea, această diviziune este tipică pentru organizațiile și instituțiile guvernamentale. În organizațiile private, această diviziune este condiționată și mai degrabă evidențiază principalele domenii ale activităților lor, mai degrabă decât reflectă relația de putere și subordonare.
Tabelul de nomenclatură este format din cinci coloane: prima conține indexul cazului, a doua - numele cazului, a treia - numărul de pagini (indicat la sfârșitul anului curent), a patra - perioada de stocare stabilit prin acte juridice de reglementare, al cincilea - note privind deschiderea cauzei, includerea în inventar în scopul distrugerii etc.
Cazul stocării pe termen lung și permanent inclus în nomenclatură nu ar trebui să depășească două sute cincizeci de pagini. Dacă numărul de sate depășește norma, este recomandabil să împărțiți cazul în două sau mai multe.
Nomenclatura cazurilor compilată trebuie convenită cu departamentul de arhive și semnată de șeful organizației.
