Adesea, comunicarea de afaceri între întreprinderile partenere începe cu o scrisoare de afaceri de la una dintre ele adresată șefului celeilalte. O astfel de contestație, chiar trimisă prin e-mail, poate depinde de viitorul cooperării. Prin urmare, este important să îi scrieți scrisoarea corectă regizorului, astfel încât acesta să atragă atenția asupra ei și să dorească să răspundă.
Instrucțiuni
Pasul 1
Sunați la firma pe care urmează să o contactați. Prezentați-vă secretarului și cereți să clarificați numele, prenumele și patronimicul managerului, precum și titlul corect al funcției sale. Dacă nu aveți date corecte, aflați în același timp numele complet al companiei, adresa sau căsuța de e-mail.
Pasul 2
Scrieți o scrisoare obișnuită în conformitate cu GOST R 6.30-2003 și folosiți pentru aceasta antetul și colile standard de hârtie albă. Prima dată este mai bine, desigur, să contactați directorul companiei cu o scrisoare obișnuită și nu prin e-mail, unde există posibilitatea ca mesajul dvs. să ajungă în folderul „Spam” și să nu ajungă destinatarul.
Pasul 3
Asigurați-vă că începeți textul scrisorii cu adresa „Stimate domn (sau doamnă)” și indicați numele complet și patronimicul directorului. Nu sunt permise abrevieri în circulație - scrieți numele poziției și toate regulile capului, dacă există, în întregime.
Pasul 4
În linia subiectului e-mailului sau în câmpul dedicat de pe antetul afacerii dvs., scrieți subiectul mesajului. Ar trebui să reflecte esența mesajului dvs. și să fie suficient de atrăgător și atrăgător pentru persoana care urmează să vadă scrisoarea. Pentru destinatarul unei cantități mari de corespondență, iar directorul este doar o astfel de persoană, titlul sau subiectul mesajului simplifică foarte mult procesarea și sortarea. După titlul scrisorii dvs., ei își pot aminti mai târziu și o pot găsi rapid.
Pasul 5
Începeți corpul principal al scrisorii cu o introducere de compliment. Acest lucru va arăta că alegerea destinatarului dvs. nu este deloc întâmplătoare și știți clar cui scrieți și ce face întreprinderea. Vă rugăm să lăudați această companie ca un partener solid și de încredere, exprimați speranța că veți avea relații pe termen lung, utile și benefice pentru ambele companii.
Pasul 6
Indicați pe scurt esența scrisorii, faceți apel cu numere și linkuri specifice. Amintiți-vă că cu cât volumul este mai mic, cu atât este mai probabil ca scrisoarea să fie citită până la capăt. Evitați cuvintele inutile, expresiile obișnuite, adjectivele inutile și cuvintele parazitare. Nu utilizați expresii categorice sau cuvinte sau fraze care ar putea fi percepute ca directive.
