Documentele de ieșire sunt scrisori oficiale pe care organizația le trimite destinatarilor terți (furnizori, consumatori, autorități de reglementare etc.) sau colegilor din alte orașe. De regulă, doi angajați împărtășesc responsabilitatea pentru gestionarea acestei corespondențe: compilatorul și grefierul. Primul este responsabil de pregătirea și de acord asupra textului. Al doilea înregistrează scrisoarea, trimite originalul la destinație și stochează o copie a serviciului.
Necesar
- - Forma companiei;
- - computerul pe care este instalat editorul de text;
- - jurnal de înregistrare a documentației de ieșire.
Instrucțiuni
Pasul 1
Dacă sunteți un compilator
Pregătiți un proiect de document. Scrisorile trimise pot fi proactive și receptive. În primul caz, începeți (inițiați) corespondența cu o altă organizație sau o anumită persoană cu privire la orice problemă oficială. Scrisoarea de răspuns trebuie să conțină informații corespunzătoare cererii primite.
Pasul 2
Imprimați scrisoarea în duplicat pe antetul organizației dvs. Asigurați-vă că partea superioară a documentului, așa-numitul „antet”, este formatată corect. Pe lângă detaliile companiei, aflate pe formularul din dreapta, include datele destinatarului și antetul scrisorii.
Pasul 3
În colțul din stânga sus, tastați titlul, inițialele și prenumele persoanei căreia îi este destinat documentul, adresa unei organizații sau a unei persoane. Procedura pentru specificarea informațiilor ar trebui să fie exact aceeași, de exemplu:
„Către directorul general al LLC„ Volna”
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, birou paisprezece, Saratov, 109235.
Pasul 4
În dreapta, sub detaliile organizației dvs., plasați titlul scrisorii. Ar trebui să fie scurt, reflectând clar conținutul textului. De exemplu: „La efectuarea unei inspecții programate a stării sanitare a unei clădiri” sau „La furnizarea de informații despre casele care necesită reparații majore”.
Pasul 5
Începeți textul principal adresându-vă destinatarului și specificând motivul pentru care i-a fost trimisă această scrisoare. De exemplu: „Dragă Ivan Ivanovici! Vă informăm despre o inspecție programată a stării sanitare a clădirii închiriate la 14 ianuarie 2011”.
Pasul 6
Dacă există atașamente la documentul de ieșire, enumerați-le după textul principal, de exemplu: „Atașament pe 3 pagini. într-un exemplar. În partea de jos a ultimei pagini a textului, ar trebui indicat inițiatorul documentului. De regulă, autorul scrisorii își tastează numele de familie, inițialele și telefonul de lucru mai mic decât fontul principal.
Pasul 7
Verificați scrisoarea cu factorii de decizie din organizația dvs. în orice direcție. De exemplu, documentele care implică cheltuielile de fonduri sunt avizate de un contabil, iar răspunsurile la o cerere din partea fiscului sunt semnate de un avocat. Angajații organizației care aprobă scrisoarea și-au pus semnăturile personale cu o transcriere pe al doilea exemplar de la sfârșitul textului, sub locul pentru viza șefului. După primirea aprobărilor necesare, documentul de ieșire este semnat de șeful organizației.
Pasul 8
Trimiteți grefierului documentul convenit și semnat. Dacă doriți să păstrați o copie, imprimați o copie suplimentară. Rugați funcționarul să pună un număr de ieșire pe el.
Pasul 9
Dacă ești funcționar
Acceptați scrisoarea trimisă de la emitent. Verificați disponibilitatea și corectitudinea principalelor detalii, vizele de aprobare, informațiile despre creator și semnătura managerului. Acordați atenție prezenței atașamentelor la scrisoare.
Pasul 10
Înregistrați informațiile despre document în jurnalul de poștă electronică de ieșire. Dacă organizația dvs. a trecut la gestionarea documentelor electronice, procedați în conformitate cu instrucțiunile de întreținere a bazei de date. Nu există reguli stricte de înregistrare pentru un jurnal de hârtie tradițional. Cu toate acestea, în practică, un tabel cu următoarele coloane este cel mai des folosit:
- data;
- numărul documentului de ieșire;
- destinatar;
- rezumat (titlu);
- autorul documentului;
- Notă.
Pasul 11
Numărul de ieșire este format după cum urmează. Mai întâi, specificați numărul listei de stocuri a folderului în care sunt stocate copii ale mesajelor de ieșire. Scrieți numărul de serie al unei anumite litere printr-o liniuță sau o bară. Veți primi: „01-14-256” sau „01-14 / 256”, unde 01-14 este numărul cazului, 256 este numărul documentului.
Pasul 12
Introduceți numărul de ieșire în linia specială a formularului. Pentru o scrisoare de răspuns, asigurați-vă că indicați și numărul documentului primit cu care este asociat. Sigilați prima copie a scrisorii (fără vize de aprobare) într-un plic și trimiteți-o destinatarului. Înregistrați o copie a documentului în folderul de fișiere corespunzător.
