Pentru contabilitate, circulație și stocare a diverselor documente, serviciile de personal folosesc cărți de comenzi, vacanțe, declarații și referințe. Jurnalele de înregistrare sunt documente de uz intern și sunt stocate în departamentul de personal al organizației, iar o persoană special desemnată este responsabilă de întreținerea și stocarea acestor documente.
Instrucțiuni
Pasul 1
Utilizați un formular de jurnal de comandă aprobat de minister sau creați unul singur. Realizați capacul din material greu. În centrul foii, scrieți numele organizației și titlul cărții. Indicați mai jos datele de începere și de încheiere pentru înregistrare. Pe coperta din spate, reflectați informații despre persoana responsabilă de stocarea și completarea documentului: indicați funcția, prenumele și inițialele angajatului.
Pasul 2
Asigurați-vă că paginile nu pot fi modificate sau eliminate din revistă. Numărați și dantelați paginile cărții. Pe ultima pagină, puneți un sigiliu de ceară sau mastic, furnizați un șablon gata făcut pentru certificare șefului departamentului de personal sau șefului organizației. Notați: _ colile sunt numerotate, dantelate, sigilate în acest jurnal. Director: _ (semnătură, decriptare semnătură). Data: _ (zi, lună, an).
Pasul 3
Alegeți o orientare convenabilă a paginii (peisaj, portret) pentru înregistrarea înregistrărilor. Dacă doriți, aranjați un tabel care să conțină următoarele coloane:
- numărul de serie al înregistrării;
- data intrării;
- numărul de ordine al comenzii;
- funcția, prenumele și inițialele persoanei care a semnat comanda;
- un rezumat al comenzii.
Dacă nu vă simțiți confortabil cu vizualizarea tabelară, păstrați înregistrările în formă gratuită. Principalul lucru este să respectați ordinea de atribuire a numerelor în funcție de datele de aprobare a comenzilor și să reflectați informațiile de mai sus în registrul contabil.
Pasul 4
Înregistrați intrările din jurnalul de comandă cu cerneală albastră, neagră sau mov. Nu permiteți ștergerea, ștergerea și ștergerea urmelor făcute anterior. Dacă trebuie să faceți modificări, tăiați textul corectat cu un rând, astfel încât să îl puteți citi în continuare. În aceeași coloană sau linie, introduceți o nouă intrare corectă. Vă rugăm să semnați și să indicați data modificării. Dacă nu este posibil (de exemplu, dacă nu există spațiu liber) să corectați eroarea, creați o nouă înregistrare mai jos și, lângă informațiile învechite, bifați caseta „înregistrarea este nevalidă”.
Pasul 5
Când opriți înregistrarea jurnalului, notați data expirării jurnalului pe coperta frontală a jurnalului.
