Se scrie o scrisoare către client dacă este imposibil să-i îndeplinești obligațiile din partea organizației tale, dacă nu a transferat bani pentru bunurile livrate și dacă este nevoie să-l informezi despre noua gamă.
Instrucțiuni
Pasul 1
Începeți scrisoarea întrebând pe cineva care reprezintă organizația clientului. În această parte a scrisorii, expresii de politețe precum „Dragul Ivan Andreevici”, „Domnul Remizov” sunt potrivite. Dacă compania clientă nu are o anumită persoană cu care au fost stabilite relații, contactați „Stimați domni”.
Pasul 2
Prezintă-te cu numele organizației tale. Folosiți fraze standard, de exemplu, „MontazhSpetsStroy LLC ar dori să vă exprime respectul față de dvs. și să dorească prosperității organizației dvs.”. Acest lucru vă va permite să vă orientați clientul, citind textul principal, el nu va pune capăt peste cine este destinatarul scrisorii.
Pasul 3
Formulați motivul scrisorii. De aceasta depinde forma scrisului și conținutul mesajului. Cel mai frecvent motiv pentru care scrieți scrisori către un client este neplata pentru bunurile livrate sau serviciile prestate. În acest caz, consultați clauza relevantă a acordului, indicați că clientul este responsabil pentru plata facturii într-un anumit interval de timp. Dacă aceasta nu este prima dvs. scrisoare pe această temă, faceți apel la responsabilitatea clientului pentru neîndeplinirea obligațiilor prevăzute în clauza X a contractului de furnizare. Vă rugăm să rețineți că, în cazul neplății facturilor, va trebui să vă adresați instanței.
Pasul 4
Scuzați-vă clientului dacă motivul pentru care a scris scrisoarea a fost imposibilitatea de a-i livra marfa în termenele specificate în contract. Nu încercați să explicați motivele pentru care pierdeți termenul de livrare, clientul nu este interesat de acest lucru, este mai bine să-l informați despre cât timp organizația dvs. își va putea îndeplini obligațiile care îi revin în temeiul contractului. La sfârșitul scrisorii, folosiți frazele „Vă mulțumim pentru înțelegere”, „Sperăm pentru o cooperare suplimentară”.
Pasul 5
Informați clientul cu privire la noua linie de produse oferită de compania dvs., dacă partenerul dvs. nu este la curent cu sortimentul modificat. Într-o astfel de scrisoare, este de dorit să indicați ce reduceri va primi clientul la întocmirea de noi contracte de furnizare ca client obișnuit.
Pasul 6
Abonați-vă la sfârșitul scrisorii. Lăsați-vă informațiile de contact, astfel încât clientul să știe cum să vă contacteze organizația. Doresc tot binele organizației și persoanei care o reprezintă.
