Eficiența muncii unui întreg departament sau divizie va depinde de cât de rațional sunt organizate activitățile managerului. Indiferent de specializarea și caracteristicile producției, există mai multe puncte la care va trebui lucrat.
Instrucțiuni
Pasul 1
Acordați atenție organizării locului de muncă al managerului. Pentru munca normală, aveți nevoie de o masă și un scaun confortabil, un computer cu software instalat. De asemenea, aveți nevoie de un telefon cu acces la liniile interne și externe. O imprimantă, o copiator și alte echipamente de birou sunt necesare în cazurile în care munca unui manager este asociată cu o cantitate mare de documentație.
Pasul 2
Este necesar să furnizați angajatului materiale de birou. Acesta poate fi un jurnal, mai multe seturi de hârtie (scris, autoadeziv etc.), pixuri, calculatoare etc. Pentru a lucra rapid și eficient cu documentația și corespondența, este necesar să ne gândim la modul de depozitare a hârtiei - pe categorii, în ordine alfabetică, prin urgență etc. Dulapul de dosare ar trebui să fie format din mai multe rafturi, iar folderele de documente ar trebui să fie structurate și catalogate, dacă este necesar. Corespondența de urgență poate fi stocată pe desktop într-o tavă specială.
Pasul 3
Este necesar să învățați cum să efectuați conversații telefonice cât mai eficient și rapid posibil. Pentru a face acest lucru, managerul ar trebui să aibă un birou de asistență - toate telefoanele necesare ar trebui să fie întotdeauna la îndemână (este convenabil să folosiți un computer pentru aceasta, unde vor fi stocate toate informațiile suplimentare despre contacte). Înainte de a efectua un apel, trebuie să îl planificați, să evaluați subiectul, să scrieți întrebări. Economisește timpul managerului redirecționând apelurile către secretar.
Pasul 4
O atenție specială ar trebui acordată pregătirii ședințelor ținute de manager - numărul de persoane nu trebuie să depășească 10, procesele verbale ar trebui păstrate, durata întâlnirii ar trebui să fie clar definită.
Pasul 5
Principiile managementului timpului se aplică organizării activităților unui manager la orice nivel. Planificarea atentă a zilei de lucru, unde toate evenimentele sunt programate la minut, va economisi o cantitate semnificativă de timp și va obține rezultate ridicate.
Pasul 6
Un manager trebuie să poată vorbi bine, așadar participarea la diferite seminarii, cursuri și cursuri nu numai că îi va lărgi orizontul, ci îl va ajuta și să învețe să evidențieze principalul lucru din discursul său. Cunoașterea psihologiei îi va permite managerului să găsească rapid un limbaj comun cu subordonații și colegii.
